前回に引き続き、ＰＤＦのお話です。今回は現場でどのように使うのかをお話しましょう。
まずは、電子納品関係。
工事完成図書における電子ファイルの中には、「オリジナルファイルを入れる」と書かれかかれており、ＰＤＦで出力するという規定はありません。が、土木設計業務等では「報告書」「電子柱状図」「土質試験電子データシート」「測量データ」は、原則ＰＤＦでの提出となっています。よって、これらの書類が工事完成図書に関係する場合には、ＰＤＦで納品する必要があります。
また、公印のある書類（コンクリート試験結果報告書等）で電子化する必要がある書類は、スキャナーで取り込んだ後にＰＤＦで提出します。
同様に、データ形式が特殊なもの(技術計算ソフトの出力結果)しかない場合も、ＰＤＦ対象になることが多
いようです。
まとめると、以下のようになります。
・土木設計業務関連の報告書、土質試験結果、測量結果
・公印のある証明書類
・出力が特殊なデータ形式か紙データ
このうち、あとの２つは事前協議で紙のみの場合もありますが、大半がＰＤＦ化を求められるでしょう。
これに最適なものが、ＰＦＵというメーカーの「ScanSnap」というスキャナー。これは、Ａ４までなら連続50枚までの両面をとりこみ、ＰＤＦ化してくれます。つまり、100ページの報告書ならば一回セットするだけでＯＫなのです。しかも、前回お話した「Adobe Acrobat6.0 Standard (34,500円)」が同梱されており、現場で必要な機器とソフトがワンセットになっています。これで、税込み52,290円。とてもお買い得だと思います。
リンク先を下記に示しましたのでご興味のある方はどうぞ。
http://scansnap.fujitsu.com/jp/
次に、電子納品以外で使うＰＤＦの例をあげておきましょう。
・社内マニュアル
紙データ、電子データを問わず使えます。特に使用頻度の高い技術マニュアルなどで、紙データで持ち運びが不便と思われるもの。上記のスキャナーで半日もあれば、数百ページのデータがＣＤ?Ｒ１枚に収まります。
・あまり使われていない特殊ソフトの印刷結果
計算結果を取っておきたいのだが、紙だとなくしそうだし、場所も取る・・というものは、プリンター出力をＰＤＦにすれば、電子化はあっという間。技術計算ソフト、原価管理ソフト、見積ソフト等、対象になるものはいろいろありそうです。
・カタログ
これも社内マニュアルと同様、かさばるのだけど手元に置いておきたいものが多々あります。著作権に十分に注意する必要があるため、配布等は行うべきではありませんが、個人的資料として持つ分にはよいのではないでしょうか。
・手書きの打合せ記録
パソコンが便利になったとはいえ、手書きの気軽さには勝てません。最近の現場では、コピーボード （ホワイトボード等に書いた内容を印刷できる）も多く利用されるようになりましたが、大事な出力結果が紛失してしまうことも少なくありません。これらの記録をＰＤＦ化しておき、関連資料と同じフォルダに保存しておくと便利です。
上記のような利用法で、大半の書類は電子化が可能になります。
現場を経験するごとに増えていくダンボールも、このような方法をつかえば、とてもコンパクトにまとめて管理できますし、新しい現場に持ち歩いても負担になりません。瑕疵対応も迅速にできるでしょう。また、共有可能なものは、営業所内の共有サーバーに入れておけば、他の人も参考になります。私の経験では、技術計算ソフトの結果や88条申請書類の控えなどが特に重宝がられました。
ある程度社内ルールを作って（やりすぎると収拾がつかなくなります）共有サーバーに入れてもいいと思います。現場の書類は貴重ものが多いのですが、紙データゆえに共有しにくかったと思います。ＰＤＦにすれば、情報共有が促進されるのではないでしょうか。ぜひ、あなたの現場で検討してみませんか。