表計算、ワープロ、ＣＡＤ、ＰＤＦと、前回までの紹介で一般業務で使うソフトが揃いました。今回は、補完の意味でデスクトップアクセサリをいくつかご紹介します。
「デスクトップアクセサリって壁紙とかスクリーンセーバーのこと？」
いいえ、もちろんそれも含まれますが、更に業務に役立つものです。デスクトップアクセサリとは、そもそも机の上にあるような文房具を電子化したものです。机上が紙の資料であふれている方にはぜひ使っていただきたいと思います。
（１）付箋ソフト
電話メモや今日の作業内容などを、付箋に書いて机やパソコンの画面横に貼ることがありますね。しかし、手が触れたり他の書類に間違ってくっついたりして、紛失した経験も多いのではないでしょうか。
付箋ソフトは、パソコンのデスクトップ上に付箋を貼るものです。
一見、機能は紙のものと大して変わらないように感じるのですが、そこはソフト。様々な機能をもっています。
一番のおすすめ機能は、ネットワーク機能で、貼った付箋を一人もしくは複数の人のデスクトップに貼り付けます。例えば、電話を事務の方が受けたとして、そのメモを付箋ソフトで自分のパソコンに記録し、簡単な操作で相手のパソコンに送付することが可能なのです。共有できるフォルダーがあれば、相手のパソコンの電源が入ってなくてもＯＫ。その人がパソコンを立ち上げると、自動的にメッセージが読み込まれるようになっています。それ以外にも、回覧をまわすほどではないがみんなに知ってもらいたいことなども付箋ソフトで一斉送信できます。
このソフトのメリットは、社内で簡単なＬＡＮを組んでいれば、簡単な情報共有ツールになるということです。メールソフトを使わないので、ＪＶ現場で個人アドレスを取得できていない人に対しても有効です。
また、付箋ソフトはパソコンソフトですから、付箋をはがすときにログ（記録簿）としてパソコンに保存しておくことも可能です。電話メモなどは、後でいつ電話したか知りたいときがありますが、はがした時間も記録してくれるのでいつでも確認できます。
このような付箋ソフトはいろいろ出ているのですが、私が使っているのは下記のソフトです。一度おためしください。現場や小さな職場で一番評判が高いものです。
◆Postnet
http://cgi.sun-inet.or.jp/~koide/postnet/Index.html
（２）カレンダーソフト
「そんなの壁にあるのを見ればいいじゃないか」「机の上のミニカレンダーで充分」という方もいらっしゃるでしょう。しかし、長い工期の仕事ですと、「１年前の今日は何曜日だったかな」とか「３ヵ月後の第３水曜日はいつかな」など、少し遠い過去未来の日付を確認したいことがあります。これが紙では不便です。特に過去である場合には、カレンダーはほとんど破棄されていますので、昔の手帳を見たり、計算してみたりという方が多いのでは。
カレンダーソフトは、１年前でも３ヵ月後でも、ボタンひとつで切り替え可能です。また、簡単な予定も記録できますので、画面上で予定確認もできます。さらに、予定時刻になるとお知らせ機能がついているものもあります。こういったことは、紙のカレンダーではできません。私が使っているソフトは下記のものです。３ヶ月一括表示なので便利ですよ。
◆壁カレ
http://homepage3.nifty.com/KENCH/
（３）スクラップソフト
あまりなじみのないものかもしれませんが、私自身にはかかせないソフトです。
以前は、何かアイデアが浮かんだり、打合せ記録を簡単に書いておくのにテキストメモを使っていましたが、あれこれ書いているうち、デスクトップに内容不明なメモがたくさんできてしまいました。また、参考になるホームページの記事もテキスト・ファイル保存で入れていたので、知らず知らずのうちに膨大な情報の海が出来ていたのです。整理するためにフォルダわけをするのですが、これがなかなかの手間でした。
それを解決してくれたのが、スクラップソフトなのです。テキストやホームページの一部を切り取って保存してくれます。書いているうちから保存されるので、保存作業も不要です。検索機能もついており、紙のように全部をひっくり返して探す必要がありません。
現場で使うことはないかもしれませんが、企画系の人や営業アイデア、メモ等が多い方にはおすすめです。
私が使っているのは下記のソフトですが、一太郎を販売しているジャストシステムから「ネタの種」という名前で機能強化したものが発売されています。機能が物足りないと思う方はそちらをお使いください。
◆紙2001
http://rakusai.org/