前回に引き続き、会社でのスマホの利活用についてお話します。
前回は、緊急連絡体制についてお話しましたが、今回はスマホのバックアップについてお話します。
前回までにスマホでいろいろな業務ができるようになり、情報共有が円滑になるだけでなく、移動時間の短縮や転記作業の省略といった費用対効果、さらに緊急時での迅速で的確な対応が可能になるお話をしました。
バックアップは大切です。
当然、業務に必要な重要な情報がスマホに蓄積されるので、これをバックアップしておくことはとても大切な作業です。特に建設業では、現場で紛失もしくは破損するリスクが高いので、現場作業に従事する方は特に意識しておく必要があります。
あまり、笑い話でもないのですが、コンクリート打設中に躯体内にスマホを落としたことや夏の暑い時期の台風で汗なのか雨なのかわかりませんがスマホが水没したかのようになって動かなかったといったことが同僚にあったのを思い出しました。
いずれの場合も、オンラインストレージに重要ファイルや写真が入っていたのとメールは再受信可能だったので、連絡先ぐらいを再度入力することで対応ができたのですが、そうでなければ結構な損失だったのではないかと思います。
バックアップ対象は上記でもわかるようにオンラインストレージやクラウドサービス等に保存されるものは対象から外して大丈夫です。スマホ本体に保存しているデータが何かを把握しましょう。
一番大事と思うのは竣工検査に利用する工事写真ですが、アプリによっては、クラウド上に自動保存されるのでそこは大丈夫だと思います。なかには写真はクラウドだが、黒板データはスマホ内部という場合もあるので、必要なものはバックアップしましょう。
連絡先と通話履歴
意外と盲点なのが連絡先と通話履歴です。連絡先は最悪名刺等を再度打ち込みすればいいですが、通話履歴はいつ誰に連絡したかがなくなるので、多くの方と連絡とっている人は苦労することが少なくないです。
この２つはiPhoneの場合、iCloudでの同期で、連絡先と電話を選んでおけば大丈夫です。Androidの場合は、Googleサービスのバックアップでその他のデバイスデータを選べばできます。ただし、iPhoneは5GB、Androidが15GBまでが無料なので、その範囲を超えるようであれば、有償契約を考えましょう。
写真と動画は上記サービスのバックアップ対象としてもいいですが、コスト削減を図るのであれば、定期的に重要な写真だけオンラインストレージ経由でパソコン等に入れるか、USBメモリ等でバックアップを取ることをおススメします。
以前と違って、iPhoneもAndroid同様、USBメモリ等で写真や動画、ファイル等を簡単にバックアップ取れるようになりました。近くにパソコンがなくて、スマホのデータ容量が厳しいときでも応急処置的にデータをメモリに退避することができるのでとても便利だと思います。
スマホ用ＵＳＢメモリ
スマホにさせるメモリ(USB-C対応)を１つぐらいは持っていても損はないと思います。おススメはUSB-CとUSB-Aの両方の接続ができるメモリです。パソコン側にUSB-Aのポートしかない時でも安心です。
バックアップは有償対応が可能であれば、機能として提供しているバックアップ機能を利用するのが簡単で便利です。WiFi接続している時だけバックアップが取れる設定ができるので、通信料金は気にしなくて大丈夫です。
それができない場合は、無償でおさまる分だけを同期もしくはバックアップサービスで対応し、残りをUSBメモリか直接パソコンに接続しての定期的なバックアップがいいでしょう。頻度的には毎日が理想ですが、週に１回ぐらいとるとよいです。
バックアップは転ばぬ先の杖です。今どのようになっているかを確認して、必要な設定を行いましょう。