前々回のパソコンのセキュリティ対策の時に少し説明したメールの受信方法についてお話します。
メールの主な受信方法は２つあります。一つはＰＯＰ方式で、もう一つがＩＭＡＰ方式です。実はこのＩＭＡＰ方式はＷｅｂメールを紹介した６年ほど前にも少しだけ登場したことがあるのですが、詳しい話はしていませんでした。
ＰＯＰ方式
まずは、ＰＯＰですが、Post Office Protocolの略です、郵便局通信手順といかにもメールらしい方式の名前ですね。現在はバージョン３を使っていることからＰＯＰ３と呼ばれることもあります。
通信の流れは郵便局であるメールサーバーに新しいメールがあるかどうかを確認し、あれば手元のメーラー（メールソフト）に受信する方法です。基本的には受信後はメールサーバーから削除されます。
以前はサーバーもデータ容量が限られていたので、受信したものは削除することが原則だったためです。また、一旦受信してしまえば、ネットが切断されていてもメールは読めるため、常時接続ではない環境では重宝されていました。
ＩＭＡＰ方式
これに対して、ＩＭＡＰはInternet Message Access Protocolの略で、インターネットメッセージの接近通信手段といった感じです。こちらも現在バージョンは４なので、ＩＭＡＰ４と呼ばれることもあります。
通信の流れは郵便局であるメールサーバーに新しいメールがあるかどうかを確認するまでは同じですが、手元のメーラーに見た目は受信しているものの実際はメールサーバーを覗きに行っている感じです。結果として、メールは常にサーバー上に残るので、いつでもどこでも古いメールを見直すことができます。サーバー側で操作するためサーバー側に負担がかかることや容量が必要にありますが、最近は性能が向上し、容量も飛躍的に増大したため、この方式でも問題がなくなってきています。
メールの位置を考えると受信後、クライアント側にあるＰＯＰとサーバー側にあるＩＭＡＰという形になり、サーバー側の信頼性を考えるとＩＭＡＰ側の方が一般的にバックアップには有利です。
複数人で一つのメールアドレスを利用する場合
しかし、複数人で同じメール（会社の代表メールや問合せメール）を共有する場合だと、作業ミスを考慮した場合に必ずしもＩＭＡＰ形式が安心というわけではありません。
なぜならば、ＩＭＡＰ形式は削除操作をするとサーバー側のメールが消えるため、最初に見た人が間違って削除してしまうと後の人は見れなくなるからです。
もちろん、ＰＯＰも最初に受信した人が設定を変えなければ、受信後にサーバーから消えるので同じ状況になります。しかし、サーバーにコピーを残すという設定をしておくと、受信後もメールはサーバー側に残っているために次の人も受信できます。また、サーバーに全部がバックアップも取れた状態になるのです。
複数人が同じメールを受信する際に、適切な対応（ミスなく無駄なメールは削除し、大事なメールは保存）ができる人たちばかりなら、ＩＭＡＰ方式、不適切な対応（ミスをして大事なメールを削除）をする人が多そうならＰＯＰ方式でメールにコピーを残す方法をお勧めしています。欠点としては無駄なメールも残ってしまうことです。
ＩＭＡＰ方式でもメールをコピーすることでクライアントＰＣに保存する方法としてメッセージフィルターを利用してローカルフォルダにコピーすることもできます。ただし、こちらの場合はサーバー側のバックアップは削除されたものが残るので、全部を残せるのは特定のクライアント（最初にサーバーアクセスしたもの）になります。一長一短といった感じです。
基本的には一人の場合はＩＭＡＰ方式、複数人の場合はＰＯＰ方式のコピー設定をお勧めしています。この辺りは好みもあるので、特徴をよくつかんで考えてください。