前回に引き続き、情報セキュリティの要となるパソコンのセキュリティ対策についてお話します。
前回はインターネットに関する操作でのセキュリティ対策でブラウザとメールに対する対策をお話しました。今回は共有パソコンに関する対策をお話します。
共有パソコンとは
共有パソコンとは、複数のユーザーが利用するパソコンのことです。最近は社員１人ずつで所有されていることが増えてきましたが、共有パソコンがなくなったわけではありません。特に中小企業での現場や工場ではまだ見かけます。まず初めに行いたい対策としては管理者モードで日ごろは使わないようにすることです。
管理者モードとユーザーモード
「管理者モードと言われてもなぁ」とピンとこない方は多いと思います。一人で利用する場合の最初のユーザーのアカウント（ＩＤ）がこの管理者アカウントで、それで利用している状態を管理者モードといいます。一人で使っている人は意識したことはないのではないかと思います。
これ以外のモードをユーザーモードといい、そのＩＤを使うの人を標準ユーザーと呼びます。管理者との違いは、プログラムのインストール、アンインストールができないことやセキュリティ関連の重要度の高い設定ができません。ただし、マイクロソフトストアのアプリは標準ユーザーでもインストールできます。
共有パソコンとして利用する場合は、導入最初のユーザーの管理者アカウントでは利用せずに、最低でも標準ユーザーのアカウントを一つ作成して、このユーザーでログインできるようにしましょう。こうすることで間違ったアプリの削除やセキュリティレベルを落とすようなことを勝手にできないようになります。
理想は利用者ごとにユーザーを追加して、使い分けるようにすることです。こうすることでデスクトップ画面を含むドキュメントやピクチャフォルダがそれぞれのユーザーごとになるので、間違って他人のファイルを消すリスクが減ります。
また、デスクトップ画面にファイルを置きっぱなしにしても、他のユーザーが不用意に削除することもないので安心です。ログインする手間はかかりますが、慣れると自分のデスクトップ画面が利用できるのは快適です。メールも個別に設定することができるので、他のユーザーに見られることもなくなり安心です。
複数の共有パソコンを複数ユーザー
「複数のパソコンを複数のユーザーで利用するときはどうするの」といったことでお困りの場合は、Windowsドメインを利用することをお勧めします。ただし、専門知識が必要なので、詳しい方か専門業者に相談してください。なお、台数が少ない場合は、個別に設定したほうが早いかもしれません。
このようなときはメールはIMAP方式にしておくとどのパソコンからでもメールの読み書きができるので便利だと思います。詳細については、ちょっと量が多いので、別の機会にお話します。
同様にいつも使うパソコンが固定されていない場合は、ファイルをデスクトップではなく、ＮＡＳ等を使ったファイルサーバーに個人管理のフォルダを作ってもらい、そこで作業するか、オンラインストレージでどこでも作業できるようにするかをお勧めします。
いずれの場合でも、デスクトップにフォルダのショートカットを置いておけば、そんなにアクセスするのに苦労しません。また、バックアップをとるという点でも、デスクトップにある重要な書類はＮＡＳかオンラインストレージに定期的に保存したほうがいいでしょう。
バックアップのタイミング
バックアップのタイミングは定期的なデスクトップ画面の整理を行う時です。これは個人で使っているパソコンも同様です。更新頻度が少ない場合は月に１回、そこそこあるときは週に１回は行いましょう。実際の机の上を週末に整理する際に、パソコンのデスクトップも整理すると週明けに気持ちよく作業が始めることができるのでお勧めです。（実際の机の上もパソコンのデスクトップも散らかっていると仕事の効率が悪い！）
あと、バックアップも含めて、個人用フォルダをＮＡＳ等のファイルサーバーに作るときは管理者が容量制限をつけるようにしてください。そうしないと動画やアプリのインストールファイルなどで一部の人が容量を多く使う可能性があるからです。
また、仕事でよく使うファイルで皆さんが共有したほうがいいものは個人フォルダにいれずにできるだけ部署フォルダのようなものに入れるようなルールも作ってください。