今回は、電子調達についてお話します。「電子調達って電子入札のことではないの？」と思われる方がいらっしゃるかもしれませんね。確かに、電子入札も電子調達の一部です。官公庁によっては電子入札を電子調達と呼んでいる所もありますが、これは狭義の呼び方です。
本来の電子調達は、一定の工事に対する見積・発注・契約・出来高査定・支払を全て電子化し、オンライン、ペーパーレスを実現するものです。電子入札は、この先端の部分をオンライン化したに過ぎません。また、電子調達を電子商取引と表現することもあり、語句統一が図れていないのが現状です。
電子調達の実際は、調達用ソフトを導入し、インターネットに接続したパソコンから見積書・請求書を送付したり、出来高を入力したりするものです。操作は、一定の教育は必要ですが比較的容易だと思います。
電子調達が実現すると、以下のメリットがあります。
・コストの縮減
電子契約は原則、印紙が不要です。例えば、１千万強の工事を１０本契約したとすると契約書にはる印紙代だけで１５万円になりますが、これがなくなります。他にも、見積書や請求書を送付する手間(郵送や訪問のコスト)、下記事務手続きの削減による事務処理費等がなくなります。
・調達手続きの省略
電子データである以上、転記や集計の自動化が図れます。結果的に、事務処理は確実に減ります。
・取引機会の相互拡大
従来の取引は、発注者側からの依頼か地道な営業活動によるものしかありませんでした。電子調達では、迅速な情報収集が可能になり、従来より多くの取引機会が得られます。もちろん、発注者側も多くの情報を入手できるので、最適な相手との契約が可能になります。
・各種手続きが迅速に
手続きが電子化されるので、契約、決済業務がすばやくできます。結果、従来の手続きでは締め切りに間に合わず翌月支払いが多かった出来高関連や、仮契約状態での着手が減少します。
デメリットとしては、
・電子契約、紙契約での二重管理
全ての契約が電子化されないかぎり、紙による契約は残ります。そのため、電子契約によるものと紙契約によるものの二種類の事務手続きを行わざるえません。
・情報システムへの投資
電子調達を実現するためには、それに対応した機器、ソフト等のシステム導入が不可欠です。また、操作方法取得、セキュリティ対策等の新たな業務が発生します。もちろん、この投資は長期的には不要となる印紙税や事務手続きの省略化で解消されますが、一時的な負担増はさけられません。
・新たな競争相手の増加
取引機会が拡大するということは、同様に新たな競争相手が増加することを意味します。物流の迅速化・低価格化で、以前より遠くの資材を容易に入手できるようになりました。電子調達により、従来より広い範囲での取引相手と勝負することになります。
このようにメリット・デメリットはありますが、今後間違いなく拡大していくと思われます。次回は実施されているいくつかの電子調達についてお話します。