今回から数回にわたり、パワーポイントの操作についてお話します。最近は、発表会や展示会でパワーポイントを使ったプレゼンテーションをずいぶん見かけるようになりました。少しずつではありますが、一般的な市販パソコンにパワーポイントがインストールされて販売され始めてもいます。
昔のＯＨＰに比べると、デザインも洗練され、比較的操作も覚えやすいパワーポイントですが、文章をただひたすら書いているだであったり、ただのＯＨＰの代わりで動きのないものが多いようです。せっかくパソコンを使うのですから、ＯＨＰではできなかったことをやりたいですね。一歩踏み込んだパワーポイント操作を覚え、一ランク上の小粋なプレゼを身につけていただきたいと思います。
第１回目は、パワーポイントの基本機能について、書くときに気をつけてほしいポイントを７つお話します。これを押さえるだけで、ずいぶん見栄えが変わります。
１．文字の大きさは２０ポイント以上を使う
ワードやエクセルの標準ポイントは１０．５ポイント?１１ポイントですから、その約２倍、昔のワープロでいうと４倍角というサイズを最低サイズにします。
「そんなことしたら１枚にたくさん書けないじゃないか！？」
そのとおりです。１枚にたくさんの内容を盛り込んではいけません。だいたい２０ポイントで１枚のシートに１４行ぐらい入りますが、できれば１０行以内に抑えていただきたいところです。小見出しと説明文はサイズを変えますが、説明文で２０ポイント以上、小見出しは２６ポイントぐらいを目安にしましょう。
２．アウトラインを上手に使う
アウトラインを上手に使いましょう。［表示］メニューから［ツールバー］を選び、［アウトライン］にチェックを入れると、準備完了です。
まずは箇条書きのまま、小見出しを書き、詳細を書く。これを繰り返します。書き終わったら、小見出しの箇条マークをクリックし、小見出しを選択して、アウトラインツールバーの右矢印をクリックします。これで、一段階下のランクになり、文字サイズも小さくなりました。これだけでも印象がずいぶんかわります。
わざわざ範囲指定して文字サイズを小さくする方がいますが、ぜひこのアウトラインを覚えてください。また、アウトラインを使うと、上位の項目移動で下位もついていきますので、並び替えなどの編集も楽です。プレスホルダーと呼ばれるテキストボックス全体の文字の大きさを変更すれば、大きさの比率を維持した状態で文字サイズが変わるので便利です。
３．文字フォントは明朝体を使わず、ゴシック体を使う
文字端が細くなる明朝体は、文字が小さく見えたり、読みにくくなりがちです。特に、低解像度のプロジェクターで投影すると文字がつぶれますので、明朝体は端の部分が消えてしまい、判読性が下がります。
「ＭＳ ＰゴシックとＭＳゴシックのどちらがいいの？」と聞かれることがありますが、箇条書きにした際に、文字の並びを揃えたいのなら等幅のＭＳゴシックがよいでしょう。説明が文章のようになるのなら、文字幅が変わるＭＳ Ｐゴシックのほうが見栄えがいい場合もあります。好みもありますので切り替えて見比べてください。
いろいろなフォントがあるので、たくさん使いたい気持ちもわからないではありませんが、１シート２フォント以内が望ましいでしょう。強調や斜体、色で変化をつければ充分です。
４．箇条書きと段落番号を上手に使い分ける
物事を羅列するには箇条書きが一番ですが、明らかに数が分かっている場合や数を強調したい場合は、段落番号の使用をお勧めします。
「以上のことをまとめると３つに絞られます」とか「以下の５つの特徴があります」と述べるとき、箇条書きのマークでは数がわかりません。段落番号を使えば一目瞭然ですし、話をする際も「３つ目の特徴としては」といいながら３．のついた部分を説明でき、見る側もついていきやすいものです。
５．アジェンダ（題目）は必ず入れる
プレゼの基本ですが、そのプレゼの流れをまとめたもの（アジェンダと呼ばれます）を必ず入れましょう。つまり、アジェンダのページを使って全体構成を考えるということです。アジェンダがないと全体像をつかみにくく、大事なところを伝え損ねたり、興味が失われたりします。最初に目的と全体像を伝えることが、プレゼ成功のポイントのひとつです。上記のアウトラインと組み合わせると全体像をつくりやすいでしょう。
６．文字は最小限にする
これはパワーポイントというよりプレゼそのものの話ですが、まるで発表用の原稿のように文章を書いているものを見かけます。が、これでは聞き手は資料を先読みできるのでプレゼに興味を失います。次回以降で方法を説明しますが、図表を使いて文字は最小限にしましょう。
７．文体を統一する
ですます調とである調が混在していたり、箇条書きにおいて体言止め（名詞で終わるもの）と文章が混在していたりするのは、聞き手によい印象を与えません。文体は統一するよう心がけて書きましょう。見直し時にもこの点を意識するようお勧めします。