これまでに、業務改善のはじめかたとして、以下の２点をお話しました。
・他社事例を学ぶ。
・ブレーンストーミングを行う。
今日は少し視点を変えて、必ず意識していただきたいことをお話します。
「ＩＴ化は最後の手段とし、安易に使わない」ことです。タイトルが「ＩＴでらくらく建設業」なのにそんなこと言うなんて？と言われそうですが、本当にらくをするには、無駄なＩＴをしないことも重要なのです。その理由を説明しましょう。
よくあるケースとして、業務改善の際に、安直な効率化の手段としてＩＴ化を行うことがあります。ここで問題なのは、本当に必要かどうかを検討することなく、業務や書類を無駄にＩＴ化してしまうことです。本来はもっと楽になるはずなのに、無駄な業務や書類の例外処理のためにＩＴ投資が肥大化し、効果があがらなくなるのです。最初に業務や書類にふるいをかけないと、こうなってしまいます。
また、市販されているパッケージソフトを導入して業務をそれにあわせるケースがあります。この場合は、一見すると最適化された業務手順で効率的に作業できるので、無駄な業務や書類はないように思えます。
しかし、パッケージソフトが想定している企業規模・企業成熟度によっては、「帯に短したすきに長し」という状態にもなりえます。自社の規模や成熟度に
応じたパッケージを得るには、まず、自社の現状を把握し、パッケージに望む機能があるか確認するべきです。 ＩＴベンダーや販売店のいいなりで導入するケースでは、不必要な機能まで含まれてしまうことが多々あります。
どちらのケースも「ＩＴありき」で業務改善を行った結果、思った成果が出ないのです。
「ＩＴ」は道具です。自社に合った道具を使えば非常に有効ですが、そうでなければ、無駄になるだけでなく、足かせになる場合もあります。しかも日進月歩のＩＴは、後から入れるほど最新最適なものを得られる場合が多いのです。
ＩＴ知識の乏しい経営者が、「パソコンを入れたら何とかなるだろう」とか「ソフトを入れたら業務改善だ」などの無責任な発想を持つと失敗します。道具を新しく入れただけで何も変わらないのは、自明の理です。道具の使い方はもちろんのこと、使いたい道具の選定なしに業務改善はできません。
まずは、業務手順を洗い出し、関連帳票を集め、ムリ・ムラ・ムダを取りのぞくことが先決です。手間の掛からない標準処理は文書化できていても、手間のかかる例外処理はほとんど明文化されていない場合が多く、属人化してしまうことも少なくありません。しかも、その例外処理こそが、標準処理より時間が掛かるものですから、標準処理を効率化しても逆に例外処理の時間は増えるといった、本末転倒の状態になります。ＩＴ化できるのは標準処理のような文書化している部分だけです。効果が限定的になるのは避けるべきです。
つまり、「人間が具現化（文書なりで流れを明確にしたもの）できないものはＩＴ化できない」ということです。特に、標準業務より手間のかかる例外業務をＩＴ化しようとすると、手間ばかりかかって成果はあがりにくくなります。どうしても標準化できない・廃止できない業務は、ＩＴ化から外すことも重要です。そして、その例外業務をいかに効率よくできるようにするかが、業務改善の一番
のポイントになります。これを忘れないでください。
ただ、例外処理もある部分までは標準業務に組み込むこともあります。見極めが肝心なのです。
ＩＴ化は、標準化された繰り返しの多い業務手順に対して最大の効果を発揮します。業務を切り分け、標準化する状態にもっていくまでは、ＩＴ化は禁じ手とするべきでしょう。