前回は添付ファイルのお話でした。今回はまた、本文に戻って、書き方というより、読みやすさに観点をおいたポイントをお話しします。
■一行の文字数
通常のメールソフトであれば、76文字程度で自動的に折り返しが入るようになっています。初心者の方だとそれに気づかずにメール作成ウィンドウで改行もせずにそのまま打ち込み、見づらいメールが届くことがあります。
返信されることを前提にすると引用符(> や＞)が加わるぶん、さらに少ない文字数で折り返すことになります。
文字の折り返しは好みだと思いますが、私はこのメルマガと同様、返信後の記号も考慮して、全角30字、半角60字で折り返すようにしています。
ただし、携帯メールに関しては機種によって、折り返し場所が異なるので、ムリな折り返しはせず、できるだけ一文一文を短文にして、自然な折り返しができるようなメールを書くように心がけるましょう。
■行間、句読点・空白
テキスト文章はだらだら長く続くと読みづらいものです。文字数で１００字を超えそうな場合は、段落として区切ります。そして、段落ごとに空白行を入れることで読みやすさを入れるよう心掛けましょう。また、句読点や空白を適切に使うことで文章の区切りをわかりやすくしましょう。
■各種括弧（【】『』「」）と記号（■、〇、※）
メールは文字に装飾はしません。そのため、強調したい時には、括弧で囲んだり、記号などを使うことで目に引くような工夫をすることが望ましいです。特に記号は行頭文字としても使えるために、箇条書きや小見出しなどに活用するとメール本文に変化を与えることができます。
ただし、複数の種類を目的を統一せずに使うのはやめましょう。できれば、行頭文字や括弧は種類を限定して使いましょう。一つのメールで３種類以下に抑えるようにしてください。
また、当然ですが、記号の中には機種依存文字が含まれていることが少なくありません。原則使わないようにしましょう。
■区切り線
タイトルや文章の中で大きく内容が変わる場合、区切り線を使うことがあります。????や????を使うことで、空白行より明確な区切りを表現することができます。また、この区切り線を一行文字数に合わせることで折り返しのガイドラインとして使うこともできます。
多用しすぎるのはよくないですが、一つのメールで２つ以上の依頼事項や確認内容がある場合は、括弧や記号だけでなく、区切り線を上手に使うことで、より相手に依頼の数を知らせることができるようになります。
■矢印（↓ ⇒）
用語の解説や簡単なフロー図を表現する際に矢印をうまく使うと効果的です。特に元の分と訂正文を対比させるときなどは特に有効です。
ただし、矢印の中にも機種依存文字が含まれています。最近の日本語変換ソフトでは機種依存がわかるような表記が変換時に出ますので、確認の上使用するように心がけてください。