前回は携帯メールに関するポイントをお話ししました。今回は無料メールについてお話します。
最近は、中小企業でも独自ドメインを取得して自社のメールアドレスを保有することが多くなりました。しかし、まだまだドメイン取得をせずにＹａｈｏｏ！メールやＧメールなどを利用されている方も少なくありません。
独自ドメインのメールアドレスに比べて、無料メールアドレスは簡単取得できる反面、注意が必要です。今回は注意すべきポイントをいくつかお話しします。
■送信するメールアドレスを知らせる
無料メールアドレスは取得の容易さから迷惑メールの発信アドレスとして利用されていることがあります。そのため、自分の送信したメールがメールソフトやセキュリティソフトのフィルタリング機能で迷惑メールに分類されることがあります。
届けたつもりで安心していると相手は受け取っていないとか気づかないといったことがよくあります。できるだけ、事前に自分のメールアドレスを告知するとともに、最初のうちは送信したことを相手に知らせて、迷惑メール扱いになっていないかどうかを確認することをおすすめします。
■氏名を登録する
Ｙａｈｏｏ！メールなら登録情報の編集で、Ｇメールならアカウント情報の編集で氏名を登録することができます。ビジネスで利用するのであれば必ず実名登録をして相手のメールソフトに実名が表示されるようにしましょう。
■件名をわかりやすく
最近の迷惑メールは巧みな件名で思わず開いてしまうようなものが少なくありません。もちろん、無記入も多いです。それらのメールと一線を画すためにも目的がちゃんと伝わるだけでなく、ちゃんと相手がビジネスの要件だとわかるような表現を加えましょう。会社名や現場名、氏名等少し冗長になってもいいので追加することをおすすめします。
■署名を忘れずに設定しよう
無料メールはメールソフトだけではなく、Ｗｅｂメールとしてブラウザを使って送受信をすることがあります。その際に登録情報やメールの設定画面にある署名を忘れずに作成しておくようにしましょう。
■機種依存文字は使わない
Windows のメールソフト同士であれば、実はそう問題ないのですが、Ｗｅｂメールを使える無料メールの場合、携帯やスマートフォン、タブレットなど様々なＩＴツールでメールを確認します。そのため機種依存文字による文字化けが起きる確率がグッと大きくなります。無料メールの送り手として使わないのはもちろんですが、無料メールが受け手になる場合も注意してください。
■ＨＴＭＬメールやエンコードに注意する
無料メールをＷｅｂメールで送受信する場合、無意識のうちに装飾等を行いＨＴＭＬメールになってしまうことがあります。ＨＴＭＬメールはウィルスメールと勘違いされることがあるのでできるだけ送信しないように装飾しないことを心がけてください。また、エンコードの設定を変えてしまい、相手が文字化けになることもあります。はじめのうちは文字化けについても相手に電話等で確認することをおすすめします。