前回はメーリングリストに関するポイントをお話ししました。今回は携帯メールについてお話します。
ビジネスメールを携帯に送ることは少ないかもしれませんが、建設現場で仕事をしている場合は、ときどきあります。また、小規模な会社で自社でドメインを取得していない場合も携帯メールに送ることがあります。このような携帯でビジネスメールを送る際に注意すべきポイントをお話しします。
■無駄な改行はしない
携帯メールはその画面の性質上、折り返す場所が携帯の機種や画面設定によって異なります。（あるものの20文字、あるものは10文字等）そのため、ＰＣメールのような30文字で改行を入れるとかえって見にくくなることがあります。基本的には改行を入れずに段落ごとに文章をうちましょう。また、ＰＣメールでは見やすくするために段落単位で空白行を入れていますが、携帯メールだとスクロールが増える分見づらくなります。強調したいところ以外は空白行も控えるようにしましょう。
■できるだけ端的にし、長文は禁止
画面サイズもありますが、機種によっては文字数制限もあります。さらに携帯メールは受信にも費用が発生しますので、できるだけ端的に書くように心がけましょう。また、少し長く書く場合でも依頼したい内容や結論を先に書き、説明はあとで書く等、スクロールする前におおよその話がわかるような工夫をしましょう。件名への一工夫もポイントです。
■電話番号を入れて一工夫
携帯メールであれば、電話番号を入れておくとそのままその番号をクリックすることで電話ができるような機能があります。端的な説明が難しい場合は、要点だけメールに書き、詳細は電話してほしいと書くようなことも可能です。
■送信時間に気を付ける
携帯メールは即時に届きます。始業前、昼休み、終業後等は気づかれないこともあります。できればいつ頃なら送っていいかという時間帯を確認することが大切です。また、小売業やサービス業なら平日が休みという場合もあります。相手の勤務状況を考慮することを忘れないでください。どうしても土日や祝日など相手の休日に送らざる得ないときは文面に相手の勤務日を考慮した返信時期を記載するなどの配慮をしましょう。
■返事は長く待つが、返信は素早く行う。
携帯メールは即時に届きますが、すぐに見るかどうかは別問題です。会議中や運転中など勤務時間でもメールを見れない時間はあります。マナーモードにしたまま終日という場合もあるでしょう。返事はすぐに来ると期待しないでください。ただし、自分がメールを受け取ってみた場合は逆です。見た以上は簡単でもいいので返信を行いましょう。相手の希望する回答や内容が記載できない場合は仮の返信メールを送り、その中に回答の入ったメールをいつ頃返信するか書いておくことが大事です。
■送信するメールアドレスを知らせる
時々聞くトラブルの中に正しいメールアドレスなのに相手の携帯電話にメールが届かないということがあります。これは、セキュリティや迷惑メールの対策上、相手の携帯電話の電話帳に登録されていないメールを受け付けない設定になっているケースが多いです。携帯にメールを送る場合は、相手が上記の設定にしているかどうかを事前に確認し、こちらのメールアドレスを知らせることが必要な場合があることを覚えておいてください。
携帯メールは即時性があり、相手にダイレクトに届くメリットがある反面、考慮すべきデメリットがあることを常に意識して送るようにしてください。