みなさん、メールはかかれていますよね。多くに人は１日に数通のメールを受け取り、返信されていると思います。中には数十通という方をいらっしゃるかもしれません。
ところで、書き方や内容を意識されている方はどれくらいいらっしゃるでしょうか？私も仕事柄多くのメールをいただきますが、意識されているなと感じるメールが少ないと感じています。
そこで、今回から何回かに分けてビジネスメールのポイントをお話ししていきます。
まず、最初はメールの基本についてです。
■メールの特性
メールは即時性も高く、記録性も高いので細やかな要件をすばやく伝えるのに便利なツールです。また、同時送信も簡単ですし、写真などの添付ファイルも可能です。相手が不在でも一方的に送ることができ、相手の都合のいいタイミングで開いてもらうことができます。
しかし、相手の方がパソコンをあまり見なかったり、不慣れだったりするとメール連絡はかえって迷惑だったりします。そのため、ＦＡＸを使うという手段もわすれないことが重要です。必要に応じて電話をすることも大切です。私も重要度が高いものはメール送信後、改めて電話をするようにしています。
また、謝罪や説得する場合などは肉声による感情を使えることが重要な場合が多いのでメールでは難しいでしょう。もちろん、記録を残すという意味では電話とメール両方行う形がこの場合でも有効だと思います。
大切なのは、メールの特性や相手のメール環境に応じて適切な使い方を常に意識するということです。
■宛先(To)、CC、BCCの使い分け
上記の３つの違いわかりますか。意外と使い分けれていないことが多いようです。まず、宛先(To)ですが、主たる送り先を指定します。当然、複数いれば、複数指定することになります。ここは特に問題ないと思います。
次にCCです。これはCarbonCopyの略で、控えとして送りますといったイメージなります。つまり、宛先(To)の人には用件として伝えたいがCCの人には目を通しておいてほしいといった場合に使います。ここの使い分けが一番難しいです。「CCですら回ってこない」とか「俺はCCだからToの社員がやればいいんじゃない」といった感じで使い分けで相手の心証を害する場合もあるようです。私の場合は、メールの文面の中でCCの意図を説明するようにしています。
最後にBCCです。標準では表示されていない場合も多く、ご存知でない方も少なくないようです。これはBlindCarbonCopyの略で隠れた控えという意味です。具体的にはBCCに指定されたアドレスはToの方やCCの方には通知されません。反対にBCCに指定された方にはToやCCのアドレスは通知されます。そのため、ToやCCの方が知らないうちにBCCの方に情報が提供されているということになります。
例えば、直属の上司（課長）にToで送る際に根回しの意味を込め
てさらに上の上司(部長)にBccで送るようなケースです。この場合課長には知られずに部長が情報を把握することができます。あまりいい例ではないですが、部長までの決済が至急必要な案件などで使うことがあると思います。
あと、複数名の関係者に送る際にお互いのアドレスを知られたくないケースなどにも使います。たとえば、複数のライバル企業に対して入札情報や見積依頼を送付する際にどの会社に送ったかをわからないようにする場合に使います。この場合は、自分自身をToにすることで全員にアドレスをわからないようにすることが可能になります。
上記の応用としてビジネスメールから少し外れますが、食事会の出席でできればアドレスを他の方に知られたくない方が多く含まれる場合や同窓会などでお互いがあまり知らないのにアドレスが並ぶのもおかしいと考える場合などに使います。