前回に引き続き、電子納品と写真管理の中で工事中に行うべきポイントをお話しします。
今回はエクセルの活用です。
１．管理ファイル（ＸＭＬ）の読み込み
報告書や図面、写真と電子納品対象は基本的にすべて、管理ファイルというものを作ります。内容は納品するファイル名とその書類名もしくは図面名、写真タイトルなどの名前や図面なら縮尺等の図面基本情報、写真なら施工状況なのか品質管理なのかなどがわかる写真基本情報を掲載したものです。
ＸＭＬと呼ばれる形式のテキストファイルで保存します。通常ダブルクリックするとブラウザが起動し、中身を見ることができます。しかし、決して見やすいものではなく、前回お話ししたエディターでみたと同じようにそのままが見れるだけのことが多いです。
ところがこの管理ファイルをエクセルで見ると表形式で見ることができるのです。具体的には
・エクセルを起動した後で[ファイル]-[開く]でダイアログボックス を出す。
・ファイル形式を[XMLファイル(*.xml)]にする。
・該当する管理ファイルを開く
・サブメニューで、[ＸＭＬテーブルとして開く]を選ぶ
という手順で見れます。最近のファイルはたまに読込エラーがでることがありますが、該当する行を一時的に削除すれば閲覧可能となります。受注時に設計時の電子納品データをいただくことが多いのですが、この作業を行うことで簡単に報告書や図面の一覧表を作ることができます。
２．管理ファイル（ＸＭＬ）の作成
エディターは既存の管理ファイルの一部修正や一括置換には向いていますが、新しい管理ファイルを作るのには向いていません。その際に活躍するのもエクセルです。
管理ファイルの中は工事概要を記述している部分以外は基本的に写真や図面、報告書の名前と内容を繰り返し表示しているにすぎません。この部分だけをエクセルで作ることで、専用ソフトを購入せずとも比較的簡単に管理ファイルをつくることができます。
作り方はネットや発注者が公開している管理ファイルのサンプルを利用します。工事概要の部分は直接このサンプルを書き換えます。繰り返し部分はXMLの基本である<開始タグ>項目<終了タグ>を文字列の結合である＆を使って連結させます。
具体的には<写真ファイル名>P0000001.JPG</写真ファイル名>というＸＭＬを作りたければ、
A1にP0000001.JPG と入力して
B1に=”<写真ファイル名>” & A1 & “</写真ファイル名>”
と入れればＯＫです。あとはＡ列に必要なファイル名を入れていき、Ｂ列はB1の式をコピーすればいいのです。
実際には工種分類、写真区分、写真タイトルなど複数の項目名を一行で表す必要があるので、もう少し複雑になりますが、マクロも特殊な関数も使わずに＆と”だけで作れるのです。
図面一覧や報告書一覧をエクセルで作っているいることが多いと思いますが、そこに管理ファイル作成に必要な情報を表形式で入力した後で先ほどの式をいくつか入れれば、管理ファイルのメイン部分は楽にできます。エクセルの入力支援機能を使えば、より簡単に作業ができます。
エクセルで管理ファイルを操作するのはとても便利です。ぜひ、チャレンジしてください。