今回は、会議についてお話します。会議は、業務改善の対象として最も効果が上がりやすいものですが、意外と手つかずです。というのも、関係者の力関係がはっきりしており、トップが変えようとしない限りなかなか触れられないからです。
それでは、トップが言わないとだめなのか？そうではありません。工夫次第で、改善の効果をトップに伝えることができます。自分が主催できる会議に適用すれば効果は大きいでしょうし、その実績をもって上に提案することが可能になります。
では、会議を実りあるものにする５つのポイントをお話しします。
１．会議の目的を明確に、参加者に周知徹底する
さて、そもそも、会議とは何をするのでしょう。目的として
１．原因分析（問題・課題の原因をさぐる）
２．アイデア創出（新しいことをする）
３．情報収集・共有（部署をまたいで、ある製品の情報集める）
４．結果報告・発表
５．意識統一・承認
６．教育啓蒙
などが挙げられます。
しかし、これが明確でない会議がとても多い。結果として、何を話していいのか・何を決めればいいのかがわからないまま、無駄に時間をつぶしていることがあります。また、４.結果報告・発表と５.意識統一・承認については、顔を合わせての確認が不要な場合が多い ものです。会議目的を明確にしその目的を参加者が認識するだけで、会議は大きく変わります。簡単なことですが、出来ている企業は意外と多くありません。もちろん、上記の１.?６.が明確にできない会議は無駄ですからとりやめましょう。
２．配布資料は事前配布
会議には、多くの方の人件費も掛かっています。いかに短い時間に成果を出すかが鍵です。当然、事前に共有すべき情報や意識は、会議の目的同様、早めに伝えることが大切です。にもかかわらず、配布資料が会議直前に配られるのでは、読み合わせの時間や、そこから生み出されるはずのアイデア創出・意思決定の考慮時間まで会議時間に含まれてしまいます。これは明らかに無駄というもの。配布資料を事前配布し、目的と条件・情報を伝え、前もって読んだり意思決定をしてもらったりしておくことが、会議時間を効率的に使うことになるのです。
この資料の事前配布については、メールや情報共有サーバーなどＩＴが活躍する場所が様々ありますが、また別の機会に述べたいと思います。
３．時間割・会議ルールを決め、守る
原因究明やアイデア創出を目的とする会議の場合、盛り上がって時間超過し
てしまうことが少なくありません。承認や報告までもだらだら発表したり、言葉じりを捕らえただけの無駄な指摘もあります。こういうときに効果を発揮するのが予定表（アジェンダと呼びます）。また、アイデア創出会議では否定的な意見は不可としたり、原因追及は人のせいにしない等の会議ルールを守るようにします。
アジェンダは最近になって増えてきましたが、会議ルールが明示されていることは少ないものです。Ａ４１枚程度でまとめておき、会議開始前に読み合わせしてもよいでしょう。
４．議事録はその場で書く
議事録は、会議後の配布資料です。これによって参加者は、どういう経緯でどのような意思決定が行われ、どの情報を共有すべきかを認識します。人の記憶はとても失われやすく、たった１日でも言った言わないが出てきます。書記を決め、議事録はその場で書くことをお勧めします。もちろん、白紙から書くのは大変ですので、所定の用紙に参加者やアジェンダ、予想される結論をあらかじめ書いておき、議事に応じて修正していくことで、はじめての人でも無理なく対応できます。どうしても事前準備がむずかしいのであれば、ホワイトボード等参加者全員が見られるものに議事を書いていき、結論に承認をもらいましょう。もちろん、メール送付などペーパレスで迅速に送ることも忘れずに。
５．次回予定を必ず決める
会議の予定が月末・週明けなど決まっていない場合は、必ず議事録に次回打合せ時期と内容を表記しましょう。関係者が変わる場合は仕方ありませんが、そうでない場合は次への前フリはとても大切です。
以上のように、会議の事前・最中・事後をしっかり計画し、運営する準備が出来なくては会議は開くべきでありません。逆にそのようなものが不要な会議は、会議自身も不要なのです。会議も「段取り八分（準備に８割の力そそぐ）」といえましょう。