これまで、業務改善のはじめかた（全3回）と業務改善の育て方（全７回）で、業務改善に対する基礎知識をお話してきました。
今回からは、基礎知識を踏まえ、業務改善すべき箇所を探す方法について述べたいと思います。
１．いらない業務はないか探す（業務の廃止）
まず第一に取り組むべきことは、業務が必要かどうか見直すことです。あれば助かるといった考え方では、一向に減りません。対象の業務が無くなったら何が困るかを考えてください。そこで、何も困ることがなければ、その業務は不要なのです。この際、担当者・担当部署への配慮は絶対にしてはいけません。
利用頻度の低い集計業務（集計結果を誰も見ない）や転送業務（なぜかただ経由するだけ）、独自業務（ある支店だけ行われている）などは、真っ先にその意味を考えるべきでしょう。
２．簡単になる業務をさがす（業務の簡素化）
業務の流れ（関与者の数）が長いものは、その人々が本当に関与すべきなのかを考えてみましょう。閲覧と承認をきちんと分離するだけでも、十分に簡素化します。印座は作成・審査・承認の３つとし、ハンコも３つだけ。閲覧は回覧用紙を別途付け、そこにチェックをいれる。承認の流れと回覧の流れは必ず分離しましょう。
また、様式集が入った棚への用紙の補充業務も、電子化してダウンロードする仕組みにすれば、なくすことができます。この辺りについては、少しＩＴ活用例を勉強する必要がありますが、決して難しいことではありません。
様式の記入項目も重要です。社員コード・現場コードを作り、氏名や住所・電話番号などを何回も各用紙に書くという作業をなくせば、作業の簡素化だけでなく作成者の心理負担もなくせます。
３．統一できていない業務をさがす（業務の標準化）
支店ごと、職場ごとに微妙にちがう社内書類・業務ルールはありませんか？
業務分掌が店ごとに違っていませんか？
これらは、たいしたことがないと思われるかもしれませんが、大問題です。支店や職場を移動するのに新たな業務ルールを覚える必要が生じ、法改正による修正も各職場（もしくは支店）で行わなくてはいけません。標準化しておけば１箇所ですみますし、電子化して一元管理していれば、配布すら不要です。コンプライアンス（法令遵守）の面からも標準化は必要不可欠です。
４．だれもが容易にできない業務をさがす（業務の容易化）
２の簡素化と混同しがちですが、こちらは業務を略するのではなく、誰でもできるようにすることです。ノウハウが形になっておらず特定の個人に依存する業 務というのは、作業速度がその個人の能力に左右されるだけでなく、その個人なしではできなくなる危険性を秘めます。もちろん、他社との差異化を図るのに必 要な暗黙知であれば問題ありませんが、一般事務の中にも、ローカルルールとしておかしな業務手順になっているものがあります。
口頭伝承で業務を引継ぎするような文化をなくし、文書化したうえで容易に出来るよう工夫する。専門知識や業務経験が無くても、手順書をみれば、新入社員 でもできるようにする。それが可能な業務を探すと、意外と多く見つかるものです。人が業務を生む出すのではなく、業務に人を割り当てるということを忘れないでください。