今回は、よく質問のあるソフトの使い分けについてお話したいと思います。
「この帳票つくるのはエクセルがいいのかな」「これってワードだと難しいの？」というような質問がよく出ます。また、かたほうのソフトしか使えないからと、力技（無駄に時間をかけて）で電子データを作っている例を見ます。
ワードは文書作成、エクセルは表計算と本来の役割はありますが、日本での使い方はその枠を超えたものになっているようです。
その最たるものが罫線の使い方。有名な話ですが、日本での罫線に対するニーズの多さに日本語版で先行して罫線機能をつけ、それが逆輸入の形で英語版の次のバージョンに反映されたそうです。
ワードでの原稿用紙ウィザードなどは、日本ならではの文字間隔を一定にしたいとのニーズから発生したものです。海外では、単語間は狭く・空白は広くし、単語を１行に収めるために行ごとの文字数はバラバラという発想ですが、日本ではこれが受け入れられにくいようですね。（私のところにくる不満で一番多いのが、この文字の並びが一定にならないというものです。）
適切な機能を使えば、問題の多くは解決するのですが、それを習得しないまま作業を進めているのが実情です。
では、使い分けを決めるポイントを説明しましょう。
まず、第１に、その帳票や文章に入る文字の量です。量が多かったり、複数行にわたるものを入れるのであれば、ワードが間違いありません。エクセルでも一セルに複数行を表示する方法はありますが（折り返して全体を表示するとALT+ENTERによるセル内改行）、使いづらいのはいうまでもありません。「ワ
ードだと文字の前がうまくそろわない」といって、列を調整に使う人がいますが、インデントとタブの機能を少し勉強すれば、そろえることは何でもありません。
いっぽう、ワードでインデントとタブを使うのは、比較的ワードが得意である人でも少ないのが現状です。長い文章を作成するのならば、タブとインデント（できればスタイルも）を使えるのが必須だということを知っておいてください。
第２に、計算・グラフがあるかどうかです。これは、もちろんエクセルの得意分野ですが、表だからエクセルという選択は正しくありません。普通の表であればワードで簡単に出来ますし、列の幅が行ごとに違うものなどもエクセルよりはるかに簡単です。
しかし、計算式の埋め込みは容易ではありません。ここがポイントなのです。ところが、関数をあまり使わずにエクセルの表作成機能（文字を入れて罫線を引く）だけで作成する方が多いため、見えてこないのです。エクセルでは、１０個ほどの関数を覚えるだけでかなりのことができます。しかし、それが欠けているとエクセルを選べなくなります。
つまり、エクセルで帳票を作るには、関数が必須なのです。
第３は、罫線です。「さっき言ったことと違うじゃないか」と思われるかもしれませんが、実は凝った罫線でなければ、罫線が多い帳票ではなるべくエクセルをお勧めします。ワードのほうが罫線機能は豊富ですが、罫線の幅や高さを決めるにあたって、ワードでは余白や段落での行間隔設定も必要になります。ここが初心者には非常に敷居が高いのです。また、（これは理由が明らかではありませんが）複雑すぎる罫線を使うとワードの調子が悪くなり、最悪の場合、新たな文字挿入が出来ないといった不安定な状態になることもあります。エクセルの場合は複雑な罫線設定は出来ませんが、その代わりそのような不安定さは少ないです。もちろん、複数の幅の違う表を入れるには、セル結合などの工夫が必要ですが、セル単位ごとに入れるものが一行ですむものや入力規則をつかうと楽になるものは、ぜひエクセル使用をご検討ください。
第４に、テキストボックスを多用するものはパワーポイントがおすすめです。テキストボックスは、同じ見かけであっても、ワード、エクセル、パワーポイントで設定できる内容が違っています。中でも、角度をつけて表示したいときには、パワーポイントしか選択できません。また、縦方向中心も、ワードでは困難です。さらに困ったことには、他のソフトで設定したものを貼り付けると貼り付けた側の制約を受けてしまうのです。（パワーポイントで角度をつけてもエクセルに貼り付けると解除されます。）
以上の点からパワーポイントがお勧めなのですが、ない場合はエクセルがいいと思います。
最後に、帳票・文書作りの最大のポイントになりますが、入力のしやすさを意識するということです。帳票作りはついつい見た目（印刷）重視になりがちで、入力のしやすさが犠牲になっています。社外の帳票・文書であればやむをえませんが、社内書類は再利用を意識してください。エクセルならば、エンターキーで下に移動する。ワードならタブキーで横に移動するなど、マウスの動きだけでなくキー入力での動きも配慮に入れると、入力のしやすさはずいぶんよくな
ります。結果として、従来の項目位置と変わったり見た目を損なったりする場
合があるかもしれませんが、電子データの基本は再利用です。印刷に重きを置いた考え方はなくしていきましょう。