前回に引き続き、テキストファイルについてのお話をします。今回もテキストファイルとエクセルです。エクセルのテキストファイル入力をお話しします。
一旦覚えてしまうととても便利なテキストファイルの入力ですが単純にファイル名をダブルクリックして開くような簡単なものではなく、作業が何段階かに分かれるので少し難しいです。ただし、この何段階かわかれる作業で様々な形式のテキストファイルをできるだけ自分の要望通りに取り込むことができるのでぜひ覚えてほしいです。
(1) ファイルを開く
まずはメニューの[開く]をクリックすると[ファイルを開く]のダイヤログボックスが出ます。その右下にあるファイルの種類の右にある下矢印のアイコンをクリックしてください。初めてこの作業を指導する際にたくさんの形式のファイルがエクセルで開くことができるのをびっくりする方もいます。エクセルがただの表計算だけでなくファイルコンバーターの機能も有していることを覚えておくといろいろなシーンで役立つと思います。
少し脱線しましたが、その中からテキストファイル(*.prn;*.txt;*.csv)を選んでください。そうすると、先ほどまで見えなかったテキストファイルが見えてくるようになります。
実は初心者の場合ここでつまずいていることが多いです。標準だとエクセル形式のファイルしか見当たらないからです。見当たらないイコール使用できないと思っていることがあります。また、ファイルを開くではなくダブルクリックで作業している方にはこのメニュー自体にもあまりなじみがないことがあります。このあたりは古くから使っている人でも意外と知らないことがあるので、少し丁寧に説明しています。
(2) テキストファイル ウィザード(1/3)
開きたいファイルを選択し、[開く]ボタンをクリックするとテキストファイル ウィザード(1/3)がでます。ここで区切り文字で分かれているのか固定長で分かれているのかを選びます。この際に何行目から取り込むのか、文字コードはどれなのか、先頭行をデータの見出しとして使うかなどの細かい設定ができます。下のプレビュー画面で文字化けをしていたら、文字コードが異なっているということです。違うコードを選んで文字化けを解消してください。設定が終わったら[次へ]をクリックしてください。
(3) テキストファイル ウィザード(2/3)
テキストファイル ウィザード(2/3)は(1/3)で区切り文字で分かれるを選んだか固定長で分かれているを選んだかで画面が変わります。
まずは区切りで分かれるを選んだ場合です。
最初に区切り文字の種類を選ぶことになります。区切り文字としては一般的にタブ、セミコロン、カンマ、スペースがよく使われますが、それ以外の区切り文字もその他として入力できるのがエクセルの便利なところです。－や＃といったものでも区切ることができます。特殊なシステムデータの加工にはぴったりです。さらに複数の区切り文字を同時に組み合わせることもできますので、１回で目的の分割ができることもあります。また、連続した区切り文字(,,)は１文字として扱うか、文字の引用符(囲み文字)の種類などを選択できます。
次に固定長で分かれるを選んだ場合です。
テキストファイル ウィザード(2/3)を固定長で選んだ場合は、データの区切り位置を示すよう指示されます。下のプレビュー画面で区切りたい位置をクリックすると縦線が入り、その縦線をダブルクリックすると消すことができます。その作業で自分がセル単位で取り込みたい区切り位置をコントロールすることができます。多少コツが要りますが、何度もやり直しできますので、あきらめずに繰り返してください。
また、プレビューの右にあるスクロールバーを動かして、ある程度データ全体を見ておくことをお勧めします。区切り忘れや区切りすぎを確認できるので便利です。設定が終わったら[次へ]をクリックしてください。
(4) テキストファイル ウィザード(3/3)
テキストファイルウィザード(3/3)は(2/3)でいずれの方法を選んでも同じ画面になります。各列単位ですが、書式を設定することができます。
日付に関しては年(Y)月(M)日(D)の順番を並び替えることができます。また、ある列だけ読み込みこみたくない場合は削除を選ぶとその列は読み込みません。裏ワザでもないのですが左側に0がついている数字は標準で読み込むと0を削除して取り込んでしまいます。0がついている数字はもちろん、郵便番号や電話番号などは念のために文字列にしてから取り込むと間違いがありません。
これでファイルが取り込まれ、エクセルの各セルごとに必要な情報が読み込まれているはずです。あとはエクセルの関数や機能を使って好きなデータ分析や加工ができるようになります。
最後に裏ワザっぽい使い方で、準備段階のポイントをひとつ。文字コードがUTF-8になっているCSVファイルはそのまま開くと文字化けしてしまいます。CSVファイルはウィザードがなくそのまま読み込むからです。なので、拡張子をtxtに変更してからテキストファイルとして開くと文字化けが解消されます。文字化けで困っている人は試してください。