今回はまたOffice2003からの乗換の話に戻ります。前回のWindows8でのメニュー対策と同様に相談の多いファイル形式とツールバー対策についてお話しします。
Office2003からOffice2007以降に乗り換えるときに問題になるものの一つがファイル形式です。2003と2007以降のオフィスが混在時は大変ですが、すべてのパソコンが2007以降になればファイル形式の問題はなくなります。ただし、ルールは作ってもなかなか守れないのが事実です。できるだけ、作業の方に意識せずにファイル形式を守れる仕組みを提供しましょう。具体的には下記の手順を各パソコンで行います。
Office2010,2013の場合であれば、[ファイル]タブをクリックして、[オプション]を選択します。Office2007の場合であれば、左上のロゴマークをクリックして、[Excelのオプション]をクリックします。
出てくるメニューの中から保存をクリックすると右にファイルの保存形式を選べる画面が出てきます。2003との混在時にはここを[Excel97-2003ブック(*.xls)]を選んでＯＫを押します。こうすれば、新規保存や名前を付けて保存時に[2003形式]が標準になるので、初心者でも迷いません。
すべてのパソコンがOffice2007以上になった段階で、先ほどのファイルの保存形式を[Excelブック(*.xlsx)]に戻してください。ファイル形式によるこれでトラブルは大きく減るはずです。
もう一つの問題がリボンによる操作です。Office2003まではメニューとツールバーによる操作なのですが、Office2007以降はリボンによる操作に変わりました。
具体的には2003までは、ツールバーと呼ばれる小さなアイコンの集まりの中からしたい操作を選んだり、メニューバーをクリックして出てきた、プルダウンメニューより操作を選ぶことで様々な機能を利用していました。
2007からはリボンと呼ばれる少し大きめのアイコンやリストボックスが組み合わさった帯状の表示から必要な機能を選択するというものです。ただし、2003までのように全機能が一画面というわけではなくタブで表示を切り替えてから選択するという２段階の作業が必要になります。
選んだあとの表示は2003よりは見やすいのですが、この２段階の操作が必要だというところが2003までのツールバーのワンクリックに慣れた人には不便に感じるようです。
オフィスに限らずWindows7ではペイントやワードパッドもリボン形式になり、いずれは慣れていく必要があるとは思いますが、いきなりはなかなか大変です。
そこで登場するのが、ツールバー表示ソフトです。一番有名で事実上の標準として使われているのが
「Office 2007-2013 オールドスタイルメニュー」
http://office2007oldstyle.web.fc2.com/
です。2007、2010、2013のエクセル、ワード、パワーポイント、アウトルックに対応しており、導入するとメニューというタブが新たにでき、その中に見慣れたメニューとツールバーの表示が出てきます。
2007以降で機能的に変わったものもその内容をメニューに反映していますのでとても便利です。また、他のリボンを隠すこともそのままにしておくことも設定画面で選択することができます。最初はリボンを隠しておき、できるだけ2003との違和感がないようにしておきながら、慣れてきたら、リボンを表示させ、少しずつリボンでの操作に慣れてもらうといった段階的な導入にも使えます。
何より作者さんの好意で無料なのが大変ありがたいです。作者のサイトには丁寧な説明が書いてありますので、一読してからインストールをしてください。
WindowsXP以上にOffice2003からの移行は業務効率に影響するために大変だと思いますが、ぜひ上記のような方法で円滑な移行ができれば幸いです。