今回からエクセル操作についてお話します。関数編では、全部で３０数個の関数をご紹介しましたが、組合せるとかなりの自動化が図れるはずです。しかし、それだけでは、まだエクセルの一部を利用しているにすぎません。メニューの中には日々の業務を効率化する様々な機能があります。これは便利だと思うものを中心にご紹介しましょう。
[データ]メニューにある集計機能について見ていきます。［データ］メニューには、エクセルに記入した表をデータベースのように扱ったり、入力を容易にするための機能が入っています。
まずは並べ替え。正確な集計をするには、まず並べ替えが必要です。作った表のどこかのセルをクリックした状態で［データ］-［並べ替え］を選ぶと、列を選択するためのダイアログボックス（小さなウィンドウ）が出てきます。自動的に表の範囲を選択していることも確認できるはずです。この表を作成する際、１行目にタイトルを入れておけば、自動的に１行目をタイトル行として認識して、選べるようになります。もし、タイトル行がないにもかかわらず１行目が選ばれていなければ、下に書いてあるデータの範囲の先頭行をデータにしてください。すると、１行目も範囲に入り、選ぶ項目が列Ａ等へと表現が変わります。データ範囲がうまく指定されていない場合は、仕方ないので、予め範囲指定してからメニューを選んでください。なお、空白列があったり、空白行があるとうまくいきません。
並べ替えは、最大３つまで並べ替えできます。また、オプションメニューを使うと特別な並び替え（日月火水木金土）や大文字小文字の区別、行単位ではなく列単位（つまり横方向での並び替え）も可能です。
次に集計。並び替え終わった表のどこかをクリックした状態で［メニュー］-［集計］を選ぶと、ダイアログボックスがでて集計します。集計の基準になるグループを選び、集計対象列を選ぶと、グループをひとかたまりにして集計します。そして、自動的にアウトラインが設定され、グループの下に集計結果が表示されます。（アウトラインの上にある番号をクリックすると、閉じたり開いたりすること
がわかります。集計結果だけを見たいときに便利です。）
ところで、アウトラインとは、直訳すると概要という意味ですが、ここではグループ化した行もしくは列の集合体ということです。階層化できるので、大項目だけ・中項目まで・全部というように、段階に応じた表示ができるのがポイントです。もちろん、表示されているアウトラインの＋?をクリックすれば、一部分だけ表示したり閉じたりすることも可能。また、同じ［データ］メニューの中にある［グループとアウトラインの設定］を使えば、グループをさらに追加したり解除することもできます。作業を行いたい行または列を選択した上で［グループとアウトラインの設定］の中にある［グループ化］［グループ解除］を選べばＯＫ。これは、印刷したくないが入力の際には必要なデータ、途中の式を隠したいときにも活躍します。
集計のもうひとつのポイントは、そこで使われている関数です。この関数はsubtotalというもので、引数が２個あります。２個目は範囲で、１個目が集計方法を番号で指定するものです。全部で１１あり、よく使うのは１の平均・３のデータ個数・９の合計です。番号を入力しなおしてもよいのですが、再度［集計］のメニューから集計方法を選びなおしたほうが早いでしょう。また、この関数はＳ
ＵＭ関数と異なり、その関数の合計値がさらに外の集計に影響することはありません。つまり、ＳＵＭ関数を小計で使い、中計でＳＵＭ関数の行も含めて全体を指定すると、結果はＳＵＭ関数の結果分増えますが、ＳＵＢＴＯＴＡＬ関数では結果が増えません。そのため、小計、中計、合計のようにいくつかの計を組み合わせたいときにおすすめです。見積書や数量計算書のまとめには効果を発揮するでしょう。その際も並び替えとグループ化が可能ならば、［集計］メニューを使う方が早く確実です。
以上、［集計］について述べましたが、これの欠点は、ひとつのグループでしか集計できないことです。これをカバーした機能を次回紹介したいと思います。