公式サイト構築(再構築)(その15)

前回に引き続き、自社の公式サイトを構築するための基本方針についてお話しします。

前回はサイトの運用体制についてお話ししました。今回は運用体制を踏まえた更新計画についてお話しします。

(7) 更新頻度と更新計画

前回はサイトの運用体制として3つのパターンを紹介しました。

(a) 文章、写真、掲載を自社ですべて実施
(b) 自社で文章と写真を作成、制作会社が掲載
(c) 制作会社に全部依頼

いずれの場合でもどの程度の頻度で更新を行うか、またその内容をどうするかは考えておく必要があります。特に(a) の場合は自社で決めることができる自由度が高い分、方針を立てず進めるとすぐに1年間更新ゼロとなる可能性が高いです。残念ながらなかなか初志貫徹といかないので事前に基本方針だけでなく更新計画を立てることをお勧めしています。

まずは更新頻度の基本方針からです。最初は無理なく更新できるレベルで設定しましょう。とはいえ年に1回はちょっと頻度としては少ないので四半期に1回、できれば月に1回を目標にするといいと思います。

更新対象は竣工現場の情報でしょう。公共工事であれば比較的公開しやすいと思いますが、民間工事であれば施主の同意は不可欠です。契約の段階で公開条件(地名や施主名を伏せる)を詰めて置きましょう。写真もできるだけ場所が特定できないような近景を中心に撮影するような準備も必要です。工事記録とは別の写真になると思いますので、計画的に撮影してください。

リフォームや新築といった住宅関連であれば、キャンペーンやイベント紹介も更新対象になります。こちらは時期を外さないように充分な準備の下で、開催前、開催中、開催後の3段階で掲載するようにしましょう。期間が短いものは開催中なしでいいですし、開催後の情報は過去のイベント情報として整理した固定ページに簡易版を入れておくといいかもしれません。

求人募集や会社概要が基本更新しなくても済むような記載内容にしておけば、管理は楽ですが、年に1回ぐらいは内容のチェックをすることをお勧めしています。

更新対象と更新頻度が決まれば今度は計画です。計画といっても単に掲載時期を記載するだけでも不十分です。掲載するための文章の作成時期や写真の撮影タイミング、イベントであれば開催前の掲載時期までにイベント準備もある程度はできている必要があるためそのためのスケジュールも必要です。

具体的には文書作成、写真撮影、レイアウト構成、仮掲載(パスワードがわからないと見れないような状態)、関係者の承認、本掲載といったステップを用意し、それぞれに必要な期間を割り当てます。現場掲載であれば、写真撮影が先行し、文書作成、レイアウトと順番に期日を割り当てて、掲載日が決まりますが、イベント系は先にイベント日が決まって、準備は逆算になりますので注意してください。

キャンペーンやイベントの頻度が多いと準備だけで手いっぱいになっていることが多いようです。効果が高ければそれでもいいのですが、効果が低い場合は少し頻度を減らして、準備だけでなく販促効果検証までできるように計画することが大切です。

イベントについては祝日や記念日といった販促カレンダーを利用すると便利です。様々な無料のカレンダーがネット上にあるので参考にしてください。また、計画には担当者も割り当てておき、各担当者がいつ頃何をすべきかを把握できるようにしましょう。現場の撮影などは発注者の承認も含めて現場担当者に早めに周知する必要があることを忘れないでください。

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