スケジュールや仕事内容を共有するときどうしていますか？同じ事務所であれば、共有するハードディスクに専用フォルダを設けて、スケジュールややるべき仕事内容をワードに書き込み、みんなで修正していけば簡単です。でも、複数拠点ではどうしたらよいでしょうか。今回は、このような場合に使えるサービスをいくつかご紹介します。
Ｑ９．タスク（やるべきこと）を共有して管理するには？
Ａ９．目標管理サービスを利用しましょう。
［解説］
[H077目標管理サービスサイト]で、いくつかサイトをご紹介しましたが、これらのサービスは複数メンバーで情報共有が可能です。中でも、おすすめはfixdap。複雑な設定をしないでも参加メンバーの誰がいつまでにやるべきか、簡単に登録できます。また、進行中・完了などの表示も可能なので、進み具合もわかります。
難点は、各タスクの関連性がわかりづらいことですが、表記を工夫して、番号や記号でグループ化すれば、ある程度はカバーできるでしょう。大切なのは、全体としてどのような仕事があり、どのようにメンバーがかかわっているかを周知できることです。
Ｑ10．スケジュール共有をするには？
Ａ10．カレンダーサービスを利用しましょう。
［解説］
定例会議やイベント、打ち合わせ日など、メンバーで共有したいスケジュールは結構あります。出欠確認が必要ならともかく、ただ連絡するのに毎回メールを送るのは大変ですし、タイミングよく閲覧されないこともあります。このような時には、メンバーのみが閲覧できるカレンダーサービスを使いましょう。
Ｙａｈｏｏ！カレンダーやＧｏｏｇｌｅカレンダーは、自分の予定だけでなく複数の人の予定を登録できます。また、メンバー共有のＩＤを用意することで、会議や打ち合わせなどの共有スケジュールを登録すると便利です。
カレンダーサービスには、リマインダーといって、定刻（２日前・１５分前など）にスケジュールをメールしてくれる機能があります。これで、カレンダーを確認しなくても会議を忘れることがなくなります。催促メールをするのに抵抗がある方は、ぜひ利用してみましょう。
Ｑ11．特定のメンバーである議題を打合せするのにいい方法は？
Ａ11．閲覧制限のできる掲示板サービスを利用しましょう。
［解説］
最近はあまり聞かなくなりましたが、掲示板は情報共有ツールとして古くからある定番サービスです。テーマを決めて、それに対する問題提起や解答、意見、感想などを関係づけて書き込めます。いくつかの掲示板サービスでは、閲覧制限を設けることができますので、社内限定・メンバー限定の議題も簡単です。
また、メーリングリストも議題打ち合わせに使えます。その場合、新しい発言は返信メールを使わないというルールを守るようにします。ネットを見なくても、メーラーに保存されるのが便利ですが、閲覧性にかけるのが難点です。
そして、意外と使えるのが閲覧制限付きのブログです。掲示板では写真な
ど容量の関係で掲載が難しいものが、ブログではほぼＯＫ。また、閲覧制限によりメンバー限定の議題も掲載できます。何より記入が容易で、ＩＴに不慣れなメンバーがいてもわずかな教育で参加できるのが利点です。