前回に引き続き、Googleカレンダーについて紹介します。今回は予定の一括登録についてです。
Googleカレンダーで予定を入力する際に毎月とか毎週とかの繰り返しを入力するのは、予定入力画面で指示すればいいことは既にお話ししています。
これだけでも結構便利なのですが、一連の作業が複数日で同じパターンだったとき、これをまとめて登録したいと思ったことはありませんか？
具体的には、ある工種の作業が着工したら３日後に次の作業に移り、さらに５日後に次の作業に移り、次は４日後に竣工といった決まった流れがあって、そのタイミングで資材や労務の手配をしたいときとかプロジェクト会議があったら、７日前に必ず出欠確認、２日前に必ず議事次第の連絡、１日前に資料の送付、１日後に議事録の配布といったときです。
もちろん、リマインダー機能を使って同じ予定で複数の日時を指定しておけば近いことはできますが、何でこのリマインダーメールが届いたか思い出せないと不安ですよね。
こんなときに、エクセルで作業の一覧を作成しておき、基準日が決まれば自動的にほかの作業日時が算出できる仕組みを作っておくと便利です。議事録を例にすると
Subject Start Date
会議開催日 ○月○日
会議出欠確認 ○月○－７日
議事次第連絡 ○月○－２日
会議資料送付 ○月○－１日
議事録配布 ○月○＋１日
といった感じです。「でも、土日祝日はどうするの」と気にする方もいると思いますので、そこもついでに話しておくと、エクセルの関数にWORKDAYという関数があります。これは
WORKDAY（開始日, 日数, 祭日）
といった入力で、開始日からの日数（プラスなら○日後、マイナスなら○日前）を計算してくれます。その際に土日は必ず飛ばしてくれます。さらに祭日を枠外に一覧表にして置き、そこを指定しておくと祭日も飛ばしてくれます。後からのことを考えると祭日や創立記念日等の休日は別シートがお勧めです。
「えっと、うちは水曜日休みなんだけど」という方には
WORKDAY.INTL（開始日, 日数, 週末, 祭日）
という関数で、週末のところに14と入れれば、あとは同じようにできます。２日連続か１日であれば、どの曜日でも上記の関数で対応できます。先ほどの14を変えるだけ。
話が少し脱線しましたが、このような表を作成することで基準日をもとに休みを考慮した簡単に予定日を算出することができます。
さてここからがGoogleカレンダーの機能です。Googleカレンダーはある基準に従ったＣＳＶファイル（カンマで区切ったテキストファイル）を取り込むことができます。これを利用することで複数の予定を一括で登録することができるのです。
先ほどの会議の表で、SubjectとStart Dateという項目名がついていますが、実はこれが基準の１つで、この英語表記の項目名が最初に１行入ることが必要です。もう一つの基準はこの２つの項目（予定の名前と予定の開始日）は必須なのでこの２つは省略できないということです。項目自体は
・Subject（予定の名前）※必須
・Start Date（予定の開始日）※必須
・Start Time（予定の開始時刻）
・End Date（予定の終了日）
・End Time（予定の終了時刻）
・All Day Event（終日の予定）終日ならTrue、違うならFalse
・Description（予定の説明やメモ）
・Location（予定の場所）
・Private（限定公開）限定公開ならTrue、違うならFalse
とありますのでかなり細かい設定もできます。先ほど作った一覧表に必要項目を追加してください。
エクセルでＣＳＶに保存するときに注意が１つ。そのままエクセルファイルをＣＳＶに保存すると式がなくなってしまいます。何回も使いたいのであれば、シートを新しいブックにコピーしてからＣＳＶ形式で保存してください。先ほど休日を別シートにするのをお勧めしたのもＣＳＶに余分な列が入らないようにするためです。
できたＣＳＶは、Googleカレンダーの[設定]をクリックしてから [カレンダー] タブを選び、 [カレンダーをインポート] をクリックします。[参照]をクリックして、ファイルを選択したのちに、読み込む書き出したカレンダーを選択して、[インポート]をクリックすれば完了です。
数個の登録でも、繰り返しする作業であれば、とても便利です。一度お試しください。