前回に引き続き、Googleカレンダーについて紹介します。今回は他の人とのスケジュール共有についてです。
今まではどちらかというと個人で使うカレンダー機能を紹介してきましたが、今回はグループで使う時に便利な機能です。
カレンダー内の予定を他のGoogleカレンダーユーザーと共有する方法は２つあります。一つは一部の予定だけを共有する方法で、もう一つはカレンダー全体を共有する方法です。
(0) 共有用カレンダーの作成
ただし、その前に準備をしておいたほうがいいことがあります。それは共有用のカレンダーを別途用意しておくことです。Googleカレンダーには、目的別に複数のカレンダーを用意することができます。個人であっても、仕事と家庭、趣味といった形で分けることで見やすさがよくなります。見やすくなる理由は、カレンダーごとに背景色を変更することができるからです。
作成はまずカレンダーを表示した際の左にあるマイカレンダーの右横にある下矢印をクリックします。次に新しいカレンダーを作成をクリックして、カレンダー名を入れたのち、カレンダー作成ボタンをクリックすれば完了です。
背景色を変えるのはできた後で該当するカレンダー名にカーソルをもっていくと下矢印がでますので、そこをクリックし、色を選べばＯＫです。気に入る色がなければ、ユーザー定義の色を選択をクリックして色を作ることもできます。
なお、次から予定を作成する際は、どのカレンダーに予定を作成するかを意識してください。予定を作成の際にカレンダーを選ぶだけですが意外と忘れがちなので注意しましょう。
(1) 一部の予定を共有
では、一部の予定だけを共有する方法です。共有したい予定をクリックして、編集ボタンをクリックします。編集画面の右側にゲストを追加と書かれた場所の下にテキストボックスがありますので、そちらに追加したい他のユーザーのメールアドレスを記載します。なお、他のユーザーのアドレスはGoogleカレンダーを使用しているアドレスなので事前に確認をしておいてください。追加後招待状を送信するかを聞いてくるので、送信をクリックしてください。
あとは送信先のユーザーがカレンダーを開くと参加メッセージが表示されるので、はいをクリックしてもらえば完了です。
(2) カレンダー全体を共有
こちらはカレンダー全体を共有します。全体といっても先ほど作ったような共有用カレンダーの予定だけといった指定したカレンダーのみであって、個人の予定も全部というわけではないのでご安心ください。
共有用カレンダーの左に表示させる下矢印をクリックし、このカレンダーを共有をクリックすると設定画面が表示されます。あとは共有したいユーザーを追加していくのですが、この際に権限の設定が重要になります。全部で４段階あります。
・変更および共有管理権限（なんでもできる）
・予定の変更権限（予定の追加・編集）
・閲覧権限（予定の詳細まで閲覧できるが追加編集できない）
・予定の有無の閲覧権限（予定があるこはわかるが内容は不明）
一方的な通知なら下の２つ、双方で利用する場合は１番目か２番目ですが、グループで共有するのであれば２番目が基本になると思います。４番目の権限はこの時間は不在・仕事中等予定が入っていることだけを通知したいときに使います。
必要なユーザーを追加し、保存ボタンをクリックしたら、相手ユーザーの他のカレンダーに共有したカレンダーが表示されます。２番目の権限であれば自由に追加編集ができます。会議など共有したほうがいいものは事務局が追加すると一斉に関係者に共有できるので便利ですよ。