前回に引き続き、Googleカレンダーについて紹介します。今回は予定通知機能についてです。
前回、Googleカレンダーでの予定登録の方法をお話ししました。ネット環境さえあれば、どこでもいつでも見れるというのはとても便利ですよね。
とはいえ、いつも今日のスケジュールはと気にするのも業務が忙しいときには忘れがちになります。そういう時に限って、大事な用事だったりするのが困りものです。カレンダーが教えてくれると助かりますよね。そんなニーズにこたえて、予定が近づいていますよと通知する機能がGoogleカレンダーにはあります。
具体的な作業は、まず前回の予定作成と同じように新しい予定を作成するか、既存の予定をクリックしてください。
「予定の詳細」の画面の下側に通知というメニューがあります。ここで設定を行います。ちなみに通知方法は通知とメールが選べます。以前はここにモバイルといって携帯電話へのメールにもお知らせできたのですが、最近のスマホ普及率から機能がなくなってしまいました。あとでこれの対策は説明します。
通知はデスクトップへのポップアップです。ブラウザでGoogleカレンダーを開いておく必要がありますが、最小化しておけば、特に困ることはないと思います。パソコンでの作業が多い方にはこちらの方法がおすすめです。
メールはGoogleカレンダーを利用しているGoogleアカウントが使えるGmailに通知がいきます。こちらの場合はメールソフトやメールアプリで通知がわかるようにしておけばＯＫです。
次に通知の時間ですが、予定の何分前、何時間前、何日前、何週間前の４種類が選べます。なお、時間の基準は予定の開始時間です。
そして、この通知、５つまで追加できます。通知設定のすぐ下にある通知を追加をクリックすると通知設定の枠が増えます。さすがに５つも設定することはないと思いますが、重要な予定だと前日と当日の朝、直前の３つぐらいは設定してもいいかもしれません。
ちなみに終日の予定の場合は何日前もしくは何週間前の何時という設定で時間を指定することが可能です。終日だから０時が基準とすると計算が大変ですからね。
通知の削除は横にある×印を消すだけでＯＫです。通知不要の予定もありますからね。
でも毎回設定するのはめんどくさいですよね。そこで何もしなくても標準で通知もしくはメールで何分前といった設定をすることができます。具体的には、カレンダー画面の右上にある歯車マークをクリックしてから、出てきたメニューの設定をクリックします。次にカレンダーのタブをクリックすると右のほうに通知を編集とありますからこれをクリックしてください。
あとはこの中にある予定の通知、終日の予定の通知の２種類を自分が良く使う通知方法と時間にすればＯＫです。最後に下にある保存ボタンを忘れずに押してください。通知が毎回異なるからという方は削除すれば、初期設定で通知がなくなります。
最後にGmail以外のメール（たとえば携帯メール）への通知方法です。スマホの方はGoogleカレンダーのアプリをインストールしてもらえば、そちらで通知は可能です。しかし、ガラケーの人にはこれができません。現場作業が中心の方でガラケーの方はまだまだいらっしゃると思います。
設定方法はまず、Googleカレンダーでの通知方法をメールにします。するとGmailに通知がいきます。これをGmailから携帯メールに転送するのです。
Gmail側の設定は、まず、携帯メールを登録することから始めます。Googleカレンダーからの移動は右上にあるルービックキューブの側面のようなアイコンをクリックして、Gmailをクリックします。次にGmailの画面の右上にある歯車マークをクリックし、設定をクリック。メールの転送とPOP/IMAPをクリック。出てきた画面の上のほうにある[転送先アドレスを追加]をクリック。携帯メールアドレスを追加して、次へ、続行 OKと順番にクリック。すると携帯メールに確認番号が届きますので、それを入力。これで転送メールの登録が完了です。
次に設定の中にある[フィルタとブロック中のアドレス]のタブをクリックします。下のほうにある[新しいフィルタを作成]をクリックします。フィルタのfromのところに
calendar-notification@google.com
と入力してください。右下の[この検索条件でフィルタを作成]をクリックし、次のアドレスに転送するで先ほどのアドレスを指定します。フィルタを作成するボタンをクリックすれば完了です。
これは、予定通知がこのメールアドレスからくることを利用して、この予定通知のみ転送することでほかの余分なメールが届かないようにしています。これで携帯メールでも受信できます。ちょっと大変ですが、１回だけなのでがんばってください。