Ｗｅｂサービスを使った情報共有の紹介、今回は３回目です。メールに関連する情報共有についてご紹介しましょう。
Ｑ６．メールアドレスを持ってない人にメールを送るには？
Ａ６．フリーメールを利用しましょう。
［解説］
最近は、多くの会社でメールアドレスをもつようになりました。中小企業でも、複数社員で共有するといった形でアドレスをもっています。
しかし、派遣社員の方・一時雇用の方にはアドレスがありません。また、複数社員が共有するアドレスに重要なメールを送るのは気が引けます。何より見てもらったかどうかがわかりません。
このような場合にはフリーメールを利用します。フリーメールとは、無料で使えるＷｅｂメール（ブラウザを使ってメールの送受信を行う）です。有名なのは以下の４つです。
・Ｇｍａｉｌ（グーグル）７ＧＢ
・Ｙａｈｏｏ！メール（ヤフー）１ＧＢ
・ＷｉｎｄｏｗｓＬｉｖｅホットメール（マイクロソフト）５ＧＢ
・＠ｎｉｆｔｙメール（あっとニフティ）３ＧＢ
後ろに書いた容量は、保存できるメール総量です。かなりの大容量なので、古いメールを削除することなく保存が可能です。
このうちのおすすめはＧｍａｉｌです。容量もさることながら、一般的なメールソフトで送受信も出来ますし、添付ファイルも２０ＭＢまでＯＫ。特に秀逸なのが迷惑メール対策で、これだけでも使う価値があると思えるほどの高性能です。
残念ながら、フリーメールは悪用されるケースも少なくなく、受信拒否設定や使用不可の会社もあるようです。取引先企業での状況を確認してからご利用ください。
Ｑ７．複数の特定の人にいっせいにメールを送る方法は？
Ａ７．メーリングリストサービスを利用しましょう。
［解説］
特定グループ内（所内・部内など）において、メールで社内手続き変更の一斉連絡や緊急連絡など、情報共有したいことがあります。また、メールを使って複数拠点にいるメンバーと議論を交わしたい場合など、いちいち送信メンバーを選択するのも大変です。
こういうとき、メーリングリストサービスを利用します。メーリングリストとは、登録されたメールアドレスに一斉配信できる特別なアドレスを作成し、そのアドレスひとつに送信すると登録されたメールアドレス全員に送信する仕組みです。また、メーリングリストアドレスで受信したものを返信する際は、送信者が特定の人であっても返信は自動的にメーリングリストのアドレスに設定されますので、送り間違えがありません。（逆に特定の方にのみ返信をする場合は注意が必要。）
おすすめなのは、Ｙａｈｏｏ！グループです。メイン機能はメーリングリストなのですが、ファイル共有が出来るブリーフケース・投票ができる機能など、グループで議論を交わすのに便利な機能がついています。また、メーリングリストで交わされたメールはすべて保存されていますので、間違って消しても安心です。
Ｑ８．メールのバックアップをとる便利な方法は？
Ａ８．Ｇｍａｉｌを利用しましょう。
[解説]
メールで仕事のやり取りをすることが増えました。メールが証拠になる場合もあり、メールのバックアップはとても重要です。
一般的に、ファイルのバックアップはバックアップソフトを使います。フリー・有料、様々なものがありますが、外付けハードディスクなど別の記憶装置を別途用意しなければなりません。
そこで、メールに関してはＧｍａｉｌをお勧めします。Ｇｍａｉｌには外部アカウントのメールを受信できる機能があり、これを使うと自動的にＧｍａｉｌにバックアップをとることが可能です。バックアップだけでなく、出先でちょっとメールを確認したいときにも便利です。