２年ほど前、ネットサービスという表現で情報共有の紹介をしました。現在はＷｅｂサービスという名前のほうが定着していますが、インターネットを介して使える有償無償の業務支援サービスであることに変わりはありません。今回から数回にわたり、様々なＷｅｂサービスとその効果的な使い方について、Ｑ＆Ａ形式でお話します。
既にいくつかのサービスについては「建設業に役立つホームページ」でご紹介していますので、サービスごとの詳細ではなく、特徴と使い方を中心に話をすすめていきます。使い慣れると業務になくてはならない存在となりますし、確実に情報共有を進めることが出来ます。大抵のサービスは無償ですので、ぜひお試しください。
Ｑ１．ファイルサイズが大きすぎて、メールで送れません。どうすればいいですか？
Ａ１．ファイル転送サービスを利用します。
［解説］
通常、会社で配布されるメールアドレスの場合、添付ファイルとして添付できるサイズは最大３?５ＭＢ程度です。セキュリティやバックアップの関係上、あまり大きく出来ないのです。一部のプロバイダーメールや無料メールでは、大サイズの添付ファイルをつけることもできるようですが、限定的なので、一般的にはおすすめできません。そこで登場するのが、ファイル転送サービスです。有名なサービスとしては、宅ふぁいる便というのがあります。
では、使い方を説明しましょう。
まず無料の会員登録を行います（送信側だけで、受信側は手続きの必要はありません）。登録が完了すれば、サイトにある［ファイルを送る］のボタンをクリックしてください。すると送信画面が出ますので、必要事項（相手のメールアドレス、送りたいファイル、伝言文）を入力します。送りたいファイルは、参照ボタンをクリックするとファイル選択画面が出ますので、簡単に設定できます。準備が完了したら、ページの最後にある［ファイルを送信］をクリックするだけです。
相手には、伝言文とファイルをダウンロードするためのリンクが入った
メールが送信されます。メールを受け取った相手は、そのメールのリンクをクリックすると、ファイルをダウンロードできる画面に移動します。あとは画面の説明に従うだけですから、不慣れな方でも送受信できるでしょう。
また、最大５回までダウンロードできますので、ダウンロードに失敗したり、別のところでダウンロードしなおしたい時にも安心です。
合計最大１００ＭＢ、１０個のファイルを３名まで同時に送付できます。大抵のファイルをカバーできると思います。
Ｑ２．ファイルサイズは大きくないが、ファイル数が多い場合はどうすればいいですか？
Ａ２．書庫ソフトをつかいましょう。
［解説］
Ｗｅｂサービスではないのですが、Ｑ１に関連してよくある質問です。
小さいファイルを数十個まとめて送りたい場合があります。そのような時は、書庫ソフトを使いましょう。書庫ソフトとは、ＺＩＰやＬＨＡといった圧縮解凍ソフトのことです。実は圧縮解凍ソフトとは、ただファイルサイズを小さくするだけでなく、複数のファイルをひとつにまとめる機能も持っています。この複数ファイルをまとめたファイルを書庫ファイルと呼びます。
WindowsXPやVistaであれば、ＺＩＰ形式の書庫ファイルを簡単につくれます。
やり方は、まとめたいファイルをマウスのドラッグで囲い込んで選択し、次に右クリックしてショートカットメニューの [送る] ? [圧縮 (zip 形式) フォルダ] をクリック。これで完了です。
ファイルサイズが小さくなり、何よりファイル数が少なくなるのは助かります。ただし、相手が書庫にしたことを知らないと混乱の元になるうえ、ＸＰやＶＩＳＴＡでな
いと解凍ソフトが別途必要になります。事前に相手方に確認したうえ行うようにしましょう。