Webサービスでらくらく情報共有(その8)

 これまで7回にわたり、Q&A形式でWebサービスを利用した情報共有についてお話しました。ファイル添付から始まって、ファイル共有、メール共有、スケジュール共有、ネット会議、情報収集と配信方法まで、一通りのヒントをご提供できたのではと思います。

 最後に番外編として、最近、注目しているWebサービスのひとつ、Google Sitesについてご紹介します。

 

    Google Sitesとは、検索サイトのGoogleが提供するホームページ作成サービスです。

 容量は100MB、最近のサービスでは少なめですが、作成ツールが整っており、申し込みをしたその日からサイト作成が可能です。特殊なことをしなければ、ワープロソフトを使うような感覚で、サイトを作成できます。しかも無料です。(ここが一番大事ですね)

 もともとは、Google Appsといって、企業向けに有料で提供されていたサービス(Page Creater)でした。2008年5月から英語版が一般公開され、10月からは日本語版も提供されるようになりました。つまり、単独サービスとして使えるようになったのです。

 その背景もあってか、通常の公開サイト(誰でも閲覧できる)作成だけでなく、非公開サイト(特定の許可された人しか閲覧できない)も作成可能であり、社内限定、現場メンバー限定のサイトを作れば、情報共有も可能です。もちろん、現場情報の一時的な情報公開や情報提供を行いたいと思われる方にも最適です。

 メール回覧では、いざという時に必要な情報を探すのが大変だ。ファイルだと、見るのにダウンロードして閲覧ソフトを起動するのが面倒くさい。そういう方がメンバーに多い場合は、共有すべき情報をホームページの形でまとめ、業務手順や注意事項が簡単に見られるようにしておきます。このような形での提供が、有効ではないでしょうか?

 そしてこのGoogleSitesは、サイト作成が不得手という人のためにできるだけ簡単に作れるように

 ・ウェブページ(ふつうのホームページをつくる)
 ・ダッシュボード(他のウェブサービスを取り込む)
 ・お知らせ(掲示板のようなものをつくる)
 ・ファイルキャビネット(ファイルのダウンロード用)
 ・リスト(タスクリストや表形式の一覧をつくる)

5つの作成支援を用意しています。

 また、参加メンバーについては、

・オーナー(サイト修正・メンバー変更の全権をもつ)
・共同編集者(サイト修正ができる)
・閲覧者(閲覧のみ可能)

分けて参加させることが出来、不用意な削除や編集を防ぐことも可能です。参加にはGoogleアカウントが必要ですが、無料で簡単に取得できますし、G-Mail(Googleが提供するWebメールサービス)もできるようになりますので、これを機会に
取得されることをおすすめします。

 もし、Googleドキュメント(表計算、ワープロ、プレゼソフトがネット上で使えるもの)や、Googleカレンダー(スケジュール共有できるもの)もいっしょに使いたいのであれば、Google Appsを利用するのも一法です。

 ただし、ドメイン取得をせずに使えるのはTeamEditionだけであり、同一ドメイン(例えば、info@mint-s.jpがオーナーなら@mint-s.jpのアドレスを持つ人)の人だけしか招待できませんので、JV等の場合は使えない恐れがあります。その場合は、手間は掛かりますが、ドキュメントとカレンダーとサイトを別々に登録し共有手続きをしてください。

 また、サイトを作らずメール・カレンダー・ファイル共有だけなら、Yahooグループを使ってもよいでしょう。お知らせが主体で、たまにファイル共有やカレンダー共有を行うのであれば、十分です。

 Google Sitesはまだまだ未知数のサービスです。どんどん使いこなしたみて、うまくいったら、ぜひご紹介ください。

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