前回につづいて、遠隔地のメンバーでの情報共有に関連したサービスを紹介します。
現場や支店間というのは、意外と交流がないもので、自分たちが独自ルールに縛られていることに気付きません。他現場や他支店のメンバーと話すことで、見えていなかったことの多さに気づきます。しかし、交流はなかなか難しいもの。そこでＷｅｂサービスの登場です。
Ｑ12．遠隔地のメンバーと会議をするには？
Ａ12．メッセンジャーソフトを利用しましょう。
［解説］
メッセンジャーソフトとは、チャット（文字や音声をやりとりする）ソフトです。インターネットの高速化により、最近は動画、つまりテレビ電話のような使い方ができるようになりました。代表的なソフトとして、ＳｋｙｐｅやＹａｈｏｏメッセンジャーがあります。これらを使うことで、遠隔地にいる相手の顔を見ながら会話が出来ます。
パソコンの性能やネット環境によりますが、複数拠点との会話も出来ます。テキストでやりとりすれば、そのまま議事録にもなりますが、話す速度で書くのはなかなか難しいので、音声によるやりとりのあと、重要なことだけテキスト化するのがよいでしょう。ファイルのやりとりなどもできますので、使いこなせば、会議のための往復時間も削除できますし、交通費も不要。大企業を中心に導入しているケースが増えています。
上記が、無料ソフトと安価なＷｅｂカメラ（2000円程度）でできるのはすばらしいことです。単身赴任先から自宅の家族とのやり取り等で実験してみると、便利さを実感するはずです。
Ｑ13．共同でマニュアル等を作成するのいい方法は？
Ａ13．ｗｉｋｉサービスを利用しましょう。
［解説］
ｗｉｋｉとは、ブラウザを使って簡単にネット上でページを作成することができるものです。この機能を使った有名なサイトとしては、ウィキペディアというネット上の辞書があり、日本語版で既に50万項目を超えているという巨大なものです。大勢で作成しているので、飛躍的スピードで更新追加がされています。
ｗｉｋｉには、複数編集者が編集するための管理機能や閲覧制限などもあります。この機能により、社内マニュアルや基準作成などに利用できます。通常、ネット上のページ作成にはＨＴＭＬの知識が必要でしたが、ｗｉｋｉサービスを利用すれば、その知識なしに作成可能です。掲示板と違い、同じページを複数の人間で加筆修正できます。履歴を残せるものもありますので、編集責任も明確にしやすいでしょう。最初はひとりでメモを残すような感覚ではじめ、徐々に機能を使いこなしていくといいでしょう。
Ｑ14．現場や会場の位置を教えるには？
Ａ14．地図サービスを利用しましょう。
［解説］
現場や会場など、常設でない場所の位置を示すのに地図サービスを利用される方は多いでしょう。しかし、大半の方は画面コピーをされているのではないでしょうか。これをもう一歩進めた使い方をご紹介します。
たとえば、グーグルマップでは、右上に送信ボタンがついています。これをクリックし相手のアドレスを入れると、表示した地図と同じ状況のリンクを送れます。これを見た相手がリンクをクリックすると、同じ地図が表示されます。
Ｙａｈｏｏでも（ＩＤ取得が必要ですが）、同様のことができます。地図画面の
左側にある「友だちに教える」というところをクリックしましょう。ケータイに送ることも出来ますので、場所を確認しながら目的地にたどり着けます。
ただ、どちらも複数アドレスに送ることができません。そこで、メーリングリストアドレスなどと組み合わせれば、同時送信も可能になります。ＦＡＸで地図を知らせていた方は、ぜひ試してみてください。