前回に引き続き、会社でのスマホの利活用についてお話します。
前回、ＦＡＸについてお話ししましたが、今回はこちらも昔からあり今も続いている名刺についてお話しします。
名刺の由来と利用状況
名刺は中国が発祥で木や竹を割ってつくった「刺」とよばれる板に名前を記載していたことから由来しています。日本では、江戸時代から使われているそうで、当時は和紙に自分の名前を書いて渡していたとのことです。
現在はデジタル名刺も存在していますが、なかなか普及しているとは言い難く、紙の名刺が主体です。サイズは４号と呼ばれる91×55mmが一般的で長辺が3寸で黄金比率（1：0.618）で短辺の長さが決まっているとのことです。一回り小さい３号（85×49mm）もあるそうです。
韓国、中国などの東アジアはもちろん、東南アジアでも名刺は一般的だとのことですが、欧米では名刺自体はあるものの商談時に常に交換するわけではなく、握手等の際に名前をいうようです。
名刺管理サービス
さて、そうはいっても日本ではほぼ当たり前のように名刺を交換しますが、発注者だと営業だけだったり、取引業者だと現場や調達、経理だけだったりと自社の一部の人しか持っていないことが多いですよね。さらに役職が変わったりするとどれが最新なのかがわからないことも少なくないです。
これがリモートワークや直行直帰の際に連絡先がすぐにわからないから不便だとか、メールの際の役職記入で苦労したというようなことが生じます。
それを改善するのが名刺管理サービスです。名刺をアプリのカメラ機能で撮影するだけで電子化でき、情報共有をすることができます。さらにＣＲＭ（顧客関係管理システム）と連携させることで、顧客管理を一元化できるのでとても便利です。
自社で誰か一人でも名刺をもらったら、名刺管理サービスで名刺を更新すれば、最新の役職も把握することができます。名刺管理サービスには、メモを付ける機能もあるので、簡単な接触記録を残しておき、あとでＣＲＭに詳細を記録することで、複数人の人が接触しても一元的に把握することができます。
名刺管理サービスが少し高いなぁと思う場合は、スキャナーとＯＣＲソフトでもＯＫです。初期投資は必要ですが、ランニングコストはなく、何枚でも電子化可能です。名刺管理サービスによってはこのＯＣＲソフトと連携できるものもあるので、過去の名刺はＯＣＲで一括で行っていて、どこかのタイミングで名刺管理サービスに移行する際も資産も無駄にせずに利用は可能です。
ＣＴＩとの連携
ここまでできれば、ＣＲＭを使って、外出先でもリモートワークでも必要な情報が入手できるので安心ですが、できればさらに先を考えましょう。
それがＣＴＩ（コンピュータと電話の統合）システムです。具体的には電話とコンピュータを専用装置を使って連動させます。そうすると自社にかかってくるとその電話に連動したコンピュータに入っているＣＴＩシステムが電話番号に対応した情報を表示してくれるという仕組みです。
情報は顧客情報はもちろん、ＣＲＭやＳＦＡと連動させることで取引履歴やクレーム履歴も表示可能で、担当者や対応状況もわかるので、誰が電話をとっても一定の対応ができると思います。
前々回お話したクラウドＰＢＸにはこの機能がついていることもあるので、ソフトフォンを利用すれば、追加の設備投資なくサービスを利用することもできます。
ただし、現場や出先で電話注文して、事務所や本社で注文結果を受け取るときなどはあらかじめ電話終了後に注文した主旨をＣＲＭ等に記載しておく必要があります。この辺りは新しい業務手順としてしっかり定義しておきたいですね。