前回に引き続き、会社でのスマホの利活用についてお話します。
前回、モバイル戦略についてお話ししました。今回はスマホと固定電話との連携についてお話しします。
建設業はもちろん、営業が多い企業は現場や客先等外に出ていて担当者がなかなか捕まらないことが少なくありません。最近は担当者の携帯電話番号をお伝えして、直接掛けてもらうことが多いと思いますが、有給休暇だったり、研修だったりと出れないこともあります。結果として、まずは本社や事務所に連絡して、予定を聞いてから、再度担当者電話するといった少し不便なことになります。
構内PHS
また、最近は減っていると聞きていますが、鉄筋工事業や鋼構造工事業など、加工のための工場があるところは、内線として構内ＰＨＳを利用していたところが多かったのではないでしょうか。
こちらもスマホで代替していますよね。ただし、電話料金がかかるのも困るので無線ＬＡＮの環境を構築したうえでＩＰ電話アプリを入れて、そちらに電話をかける。外出されたら、普通の電話に掛け直すといった手間をかけていると思います。
PBX老朽化対策 クラウドPBX
さらにＰＢＸ（構内交換機）の老朽化によるリプレースの際に、古いタイプのＰＢＸが更新できないといった相談も時々受けたりすることがあります。
このようなときに最近利用が増えているのがクラウドＰＢＸです。クラウド上にＰＢＸの機能を実現しており、ハードの購入や設置が不要で、内線や代表番号（複数の電話で同じ着信に応答できる）、ダイヤルイン（１つの電話回線契約に複数の電話番号）といった従来と変わらなぬ機能が使えるのです。
不在時の不在転送や取次ぎを実現する保留転送なども使えるので、比較的規模が小さい企業で、オンプレ型ＰＢＸ導入を諦めていたところも導入できるのが魅力です。
さらにクラウド上にＰＢＸがあるので、複数の拠点でも内線化が可能です。スマホ自身を内線端末として利用できるので、いつどこにいても、本社や事務所が受けた電話を転送してもらうことができます。
これがかなりよくて、先ほどの構内ＰＨＳのように掛け直しも不要ですし、研修や有給休暇の対応も容易にできます。「ちょっと現場なので」「折り返し電話させます」といったことなく、受け手が対応可能であれば、転送できるのは事務所にいる人も負担軽減できますし、担当者に適切につながる安心感が増す分、顧客満足度も向上すると思います。保留応答でスマホに転送するので、打合せ中等で異なることも可能です。
CTI、IVR
さらにソフトフォンとコンピュータソフトとの連動で、電話がかかってくるとその電話番号に紐づいたお客様情報を画面に表示しながら対応することも可能です。
ＩＶＲと呼ばれる音声による顧客への対応により、特定の部署に転送したり、営業時間外や休日の対応をアナウンスしたりといった対応ができるので、担当者以外の人が電話対応で苦労するといったこともなくなるのです。
この点は「利用時間を限定してつながらない権利を確保する」という昨今の風潮にもマッチしており、導入ニーズが高まってきています。
上記のような機能を有しているので、テレワークや現場からの直行直帰でも連絡に関しては困ることが少なくなります。社内では内線対応ですし、外部からの電話も必要に応じて切り替えてくれるので、仮に個人電話しかなくても、代表電話を教えて、携帯の電話番号を教える人を限定することができます。
クラウドPBXの注意点
注意点もあります。提供会社によって、電話品質（声が聞きにくい）とかセキュリティが不安といったこともあります。ＦＡＸも使えない場合もありますが、専用アダプターやインターネットＦＡＸで対策できます。あと緊急通報用電話につながらない場合もありますが、こちらも通常のスマホから掛ければ問題ありません。
それなりの料金はかかりますが、顧客満足度や社員満足度をあげる一つの方策としてご検討ください。