会社でのスマホ利活用（その９）

前回に引き続き、会社でのスマホの利活用についてお話します。

前回、オンラインストレージによるファイル共有でした。図面や
写真、書類のファイル共有はできるとかなり便利になります。現場
から事務所に戻らなくてすむのはもちろん、誰かに頼んで目的のも
のを探してもらうのはいがいと大変です。自分で探すのが一番早い
ことが多いからです。

では、ファイル共有の次に多いのは簡単な報告連絡相談、いわゆ
る報連相です。今回は報連相のスマホ利活用をお話します。

多くの方は家庭内ではＬＩＮＥでのチャットによる報連相を行っ
ていると思います。一昔前だとメールだったり、さらに短いメッセ
ージだとＳＭＳ機能を使って、電話番号で直接ということもあると
思います。

人によっては、FacebookのようなSNSのダイレクトメッセージ機能
を使っての報連相を行っているかもしれませんね。とはいえ、プライ
ベートとビジネス、家庭と仕事は分けたいけどという方も少なくない
と思います。

そこで利用をお勧めするのがビジネスチャットです。最有力候補
はＬＩＮＥのビジネス版であるＬＩＮＥ　ＷＯＲＫＳです。

見た目はもちろん、基本機能がＬＩＮＥとほぼ同じなので、習得
するための準備がほぼ要らないのがとても大きいです。初めてのア
プリで覚えることが多いのがＩＴ不得手な方の利用障壁の大きな理
由です。これがほぼないのがいいですね。

あと、30人まで無料です。2023年10月4日以前は100人だったので
すが、今は30人に減ってしまいました。とはいえ、30人までででき
る企業であれば、とてもありがたいことです。

また、ビジネス向けの機能としては掲示板やカレンダー、タスク、
アドレス帳といった機能があります。

掲示板は事務所の掲示板のように誰でも見れるといった使い方も
できますが、特定の人に見せることもできます。言い換えると自分
に必要なものだけが見えれる掲示板をつくることができます。紙の
掲示板のようにどれが自分に必要かわからないのでつい、見落とし
てしまうということが減ります。

カレンダーは会議や来客といった予定や大きな材料搬入やコンク
リート打設のような重要なイベントといったものを共有できます。
トークルームカレンダーを利用するとそこに所属した人だけ閲覧修
正ができるので、現場単位での共有もできます。

タスクやアドレス帳も情報共有に役立ちますが、私がお勧めなの
はＬＩＮＥとのトークルームです。自社はＬＩＮＥ　ＷＯＲＫＳだ
けど、協力業者さんはＬＩＮＥということは少なくありません。

ＬＩＮＥ　ＷＯＲＫＳに入ってもらい、ＬＩＮＥ　ＷＯＲＫＳ間
でやり取りしてもらう方がいいとは思いますが、準備が少し手間で
す。ＬＩＮＥ　ＷＯＲＫＳはＬＩＮＥともトークルームを作ること
が出来るので、現場単位のトークルームに該当する方を招待して登
録しておくと報連相がとてもスムーズに進みます。

もちろん、写真や簡単なファイルも添付できるので、現場の進捗
報告や書類による連絡といったこともトークルーム内でできます。
新しい操作を覚えずに、仕事で利用できるという点で、協力業者さ
んにも評判が高かったです。

これ以外にも100人まで無料でＯＫなChatworkや無料でも人数制限
がないSlackといったサービスもあります。少し画面が異なるので、
戸惑う方もいるかもしれませんが、逆にビジネス用と割り切って使
うといいかもしれませんね。

自社内だったら、途中でサービス乗換もありだと思いますが、協
力業者等を巻き込んで進めるのであれば、最初によく検討してから
選んでください。