前回と前々回で会議の環境づくりの準備はできるようになったと思います。今回は、テレビ会議を行う際に注意すべきポイントをお話しします。
３．テレビ会議の注意点
(1) 導入のきっかけ
テレビ会議は費用対効果は高いのですが、初期投資が状況によってはそれなりにかかるため、上司の許可が下りにくいこともあるようです。また、直接会うことが大事だと思っている方も少なくないため、抵抗はそれなりにあります。
そこで、最初は安価なＷｅｂカメラとノートパソコンの組合せでテレビ会議の雰囲気を味わってもらうようにしましょう。できれば本格的な会議ではなく、ちょっとした打合せのようなものから始めると周りの方も抵抗感も少ないと思います。
習うより慣れろではないですが、テレビ会議に関する初心者の印象は実際に行った時のインパクトが聞いた時よりずっと大きいことを私は実感しています。まずは知ってもらうところから始めると意外とスムーズに本格的な導入にできると思います。
(2) 資料はできるだけ早めに配布する
実際に集まる会議と違い、その場で全員に資料を配布することができません。そのため、できるだけ会議前の早い時間に資料を配布し、読み込んでもらったことをおすすめします。そうすることでテレビ会議でも相手の話を聞くことに集中できるようになります。特に初めての方はテレビ会議では画面を見るという通常と違う負担があるため、会議は短めにしたほうが望ましいです。そのためにも資料の読込みをその場でする負担を減らすことが大事です。
ただし、事前に読み込むことを強制しておける規則や上司の指示等がないと参加者の読み込みの差が影響してかえって会議がうまくいかないことも少なくありません。最初からは難しいかもしれませんがテレビ会議の時は特に意識してできるように規則を設けましょう。
(3) 大事な資料は紙で配布
テレビ会議で大きな画面やプロジェクターを使うとき、ついつい資料も電子化されたものをそのまま投影したくなることがあります。そのために２画面用意することもあるのですが、画面を行き来するのは慣れていない人には結構な負担になります。レジュメや要点が書かれた資料は必ず紙で配布しましょう。また、画面投影を意識していない小さな文字の資料はたとえ、画面で大きく拡大しても全体が見えないためにわかりづらくなることが多いです。会議を円滑に進めるためには印刷することが望ましいです。
(4) 動画がコマ送りになったら、音声のみにする
通常のインターネット回線はベストエフォートと呼ばれる回線速度の保証されていない契約になっています。そのため、通信回線が不安定な場合、動画がコマ送りになったり、音声が途切れ途切れになることがあります。
このような場合は思い切って、動画をやめて、音声通信のみに切り替えてください。テレビ会議を何度かやればわかるのですが、大事なところで相手の様子がわかれば、あとは音声だけでもほとんど問題ありません。逆に音声がとぎれとぎれになったり、動画とずれて流れてくると違和感を感じることが多いようです。動画に比べて、音声は回線容量を必要としないので、不安定な状態が続くようでしたら、音声のみでしばらく行い、落ち着いたら動画を戻すような対応をしましょう。
(5) 画面共有・ファイル共有を使う（パソコンのみ）
議事録やブレーンストーミングのメモのように会議中に作成された資料を参加者で共有したいことがあります。パソコンならば、画面共有という機能でメインパソコンの画面を他の参加者に見せることが可能です。
また、ファイル送信による共有も可能です。内容に応じて使い分けると効果的です。ただし、それなりに手順を覚える必要があるので、テレビ会議にある程度慣れてから行ってください。