今回は、前回のデスクトップ整理術の流れでメモやTo Doリストの電子化をお話しします。
机の上を占拠するものとして、書類・資料が一番ですが、電話メモやToDoリストもそれなりにあると思います。設計業務や開発業務を担当している場合ならアイデアメモ、ネット・雑誌等の記事といったものもそれなりに散らばっているのではないでしょうか。
前回は書類・書籍の整理をしましたので、今回はToDoリストや電話メモ、アイデアメモ等の電子化を体験を踏まえてお話しします。
(1) To Doリスト
昔、現場にいた時は測量野帳（耐水性の紙でできたメモ帳）に付箋を貼っていました。机では、紙の付箋を目的や緊急度に応じて色分けで使っていました。とはいえ、紛失することもあり、大事な用事を忘れそうになったこともしばしばありました。
パソコンで付箋ソフトを知ってからは前回のデスクトップ整理を行ってから付箋をデスクトップに貼って使っています。あまり多く貼るのも問題なので、期限・相手・キーワードだけを記載するようにしています。また、見やすさや外しやすいようにまとめて一つに書かずにある程度の小さなグループで書くようにしています。資料の場所がわかるようにフォルダのリンクをつけるときもあります。
期限が少し先のものであれば、GoogleカレンダーのようなカレンダーサービスやRemember the milkのようなタスク管理サービスを利用して携帯・スマホにリマインダメールを通知する設定を合わせて行うようにしています。そうすることでデスクトップの付箋は比較的直近の内容だけに絞り込めるメリットがあります。
(2) 電話メモ
最近は直接、携帯電話にかかってくるので電話メモを残す機会はずっと減りましたが、事務所で不在時に受けた電話メモを残すことはまだあります。
その際にはネットワーク対応の付箋を用いて、受けた人が不在の人のパソコン宛に付箋を送るようなこともしていました。最近はLINEやSMS等を使って、不在の方の携帯に直接送っていることも多いようです。私はSMSで送ってもらい、専用フォルダに保存し、用が終わるまで未開封で残すようにしています。開封済みは完了ということです。
(3) アイデアメモ
アイデアメモといっても、１，２枚程度の走り書きのようなものもあれば、数ページに資料コピーを付けたようなものもあり、昔はこれが結構机の上を占領していました。思いついたときに書き足したいので引き出しにしまっておけなかったというのが原因です。これらも電子化して机を整理しました。
テキストベース＋少し画像といった感じであれば、EvernoteやOneNoteといったメモアプリを利用すると便利です。どちらのサービスをより多く使えばいいかの相談を受けますが、パソコン中心でエクセル等からの取り込みをするならば、OneNote、スマホ中心ならばEvernoteを進めています。もちろん、両サービスともパソコン、スマホともに対応していますが、細かいところで得手不得手があるように感じます。手書きはもちろん、そのテキスト化もできるので文字入力が苦手の方でもメモをとりやすいです。
パワーポイントを使った発表資料作成を前提としたアイデアやエクセルの関数や機能を使ったファイル作成を伴うアイデアメモになるとさすがにメモアプリではうまく整理できないのでDropboxのようなオンラインストレージを使っています。最近はタブレット、スマホ用のオフィスソフトも提供されているのでちょっとした修正程度であればどこでも作業できるようになったのが助かります。
講演会や業務改善のネタといった一つのことを膨らましていくようなメモは付箋を使って書くと整理が難しいのでマインドマップソフトをよく利用しています。こちらもファイル自体はオンラインストレージに保存してどこでも作業をできるようにしています。
(4) 雑誌記事・Ｗｅｂページのコピー等の資料
以前は切抜きファイルをつくって大量にクリアファイルを保有していましたが探すのも利用も大変でした。
今はほぼ全部ＰＤＦ化して保存しています。Ｗｅｂページはとりあえずリンクだけとっておくほうが楽なのですが、いつも間にかなくなってしまうページも少なくないのでこれはと思うページはＰＤＦ化するようにしています。ただこれに関しては活用しきれていないのでもう少し工夫が必要とも考えています。
少しまとまりのない話になりましたが、みなさんの机の整理に役立てたら幸いです。