前回に引き続き、バーコードについてお話します。
今回もはバーコードの利用方法についてお話します。前回は環境準備で終わってしまったので、今回は具体的な使用場所での話をしていきます。
事務所でのバーコード
まずは、事務所の場合です。バーコードの利用ポイントはバーコードで数字を入力する手間をなくすだけではもったいないので、数字を入力するとそれと連動して、付加的な情報が入力できるようになるような作業を考えましょう。
例えば、資材コードをバーコードにして、読み取ったら、商品名はもちろん、単価や単位、価格が固定なら価格も、さらに箱単位なら箱内のバラの数がわかるようにしておくと大幅に入力が削減できます。
実例として共通で資材を購入して、入庫し、各現場用に出庫するような場合を際にイチイチ現場名、担当者名、資材名、数量を書くのではなく、現場番号をバーコード化して読取り、資材コードを読み取り、数量を入れる。
そうすることで、現場名は略称も正式名称も入り、担当者名も現場コードに連動していれば入り、資材名も資材コードから入る。手書きではないので、在庫数から出庫数を引き算して、現在庫数もすぐに修正される。
あまり連動させると大変ですが、入出庫と資材マスタ、現場マスタ程度ならエクセルベースで十分、業務レベルのものが作れます。（関数は少し使いますが、マクロはなくても大丈夫）
現場でのバーコード
現場の場合も購入資材と在庫管理は同様にあると思うのでそれに利用することもできます。また、作業日報で出退勤を管理したいときに作業員コードを作成して、バーコードリーダーで読み取ったら作業者名と開始時間もしくは終了時間の入力もできます。（ちょっと工夫は必要ですが。。。）
品質管理でも、現場名や品管の種類、対象の部位などをあらかじめ、品質管理コードという形で作っておき、帳票に印刷できるようにしておけば、１回の読取りでまとめて入力といったこともできると思います。
安全書類でも、現場コードで現場名はもちろん、現場代理人の名前や事務所の住所、電話番号等繰り返し入力する可能性があるものをまとめておけば、１回の読取りで済みます。
上記のようにコード一つで複数の情報を入力できるような組合せがあれば、要検討。そうでなくても数字が長すぎて入力ミスが多いようなものはバーコード化することで入力ミスがなくなるだけでもトラブルが減ります。
バーコードの利用場所の見つけ方
大事なのは、「何度も同じことを記入しているな」とか「これって転記がやたら多いな」とか「打ち間違いでチェックが大変。入力精度があがるといいのだけど」といった作業がないかを見つけ出すことです。
さらに「結局、この３つの項目（郵便番号、住所、電話番号とか）はいつもセットだからまとめれるな」、「資材名と単位と単価はセットだな」といった項目のセットが見つかるとなおよいです。
しかし、知らず知らずのうちに作業に慣らされていると見つけ出すことができません。変ないい方かもしれませんが「めんどくさいな」とか「何とか楽できないか」と思いながら、仕事の問題点を探す意識を持つことが大事です。
また、最初は打ち間違い防止からスタートで徐々に連動させていっても問題ありません。使っていくうちにアイデアは出てくるものです。逆にせっかくやるのだから、あれもこれもと悩んでいると結局凝りすぎてうまくいかないこともあります。
始めないとミスはなくならないし、時間はもったいないです。外注しないのであれば、簡単なところから始めてみましょう。