施工管理アプリ・サービス（その６）

今回も、施工管理ソフト・サービスについて、お話します。

前回は、事前準備を中心にお話しました。今回は、利用してからの運用面についてお話をします。

事前準備も済み、少数の試行運用も目途が立ち、いよいよ本格的に社内に導入するとなった段階でどのようなことに気を付けて進めていくとよいかをお話します。

利用説明会

まずは、利用説明会です。理想は、先行で利用した試行経験者が自らの体験を踏まえて説明してもらうことです。会社の現状に応じた利用方法を説明できるため、聞く側は自分の利用イメージを持ちやすいと思います。

しかし、これはなかなか難しい場合が多いので、基本はＩＴ担当者がシステム責任者が主催をして、サービス提供会社に説明してもらうか導入動画を見てもらうかで全体的な説明を行い、最後に試行時経験者の感想を述べてもらうといった感じです。

サービス提供会社も規模や拠点から利用先までの距離によりけりで、対面参加は難しいですが、Ｗｅｂでの参加は比較的応じてくれるようなので、一度相談してみましょう。

社内ルールが重要

利用説明会では単に利用方法だけでなく、利用のための社内ルールも合わせて伝える必要があります。どの機能を利用するか、承認や情報共有の相手、ファイルを保存する場合の場所はフォルダ名、ファイル名の命名規則、利用できる人の範囲やその展開スケジュールといったものを説明します。できれば配布資料とパワーポイントでの説明資料を準備しておくと、後から見返すこともできるので、余計な質問やトラブルを避けることができます。

この辺りは試行段階である程度たたき台を作っておくと楽です。試行段階で利用することが見えてきたら作っておきましょう。また、サービス提供企業によってはサンプル資料もあるかもしれません。必要に応じて相談してみましょう。

運用

次は、運用です。サービストラブルは基本サービス提供企業にお願いするとして、社内での利用ノウハウをどう共有するかとユーザー管理が主な仕事になります。できれば、初年度は四半期、その後も年に１回は利用者アンケートをとって、利用状況やお困りごと、役に立ったことなどの情報収集をしましょう。情報を整理した後は社内報のような形で関係者に配布してください。

ユーザー管理は追加削除がメインです。パスワードをどこまで管理するかは会社の方針で決めましょう。多くは管理画面があるのでそんなに困ることはないと思います。