今回もＷｅｂ会議サービスのZoomについてお話します。
今回は通信環境が悪い時のテクニック的な話について紹介します。
まずは、通信環境があまりよくないときのテクニックです。Zoomを出張先や現場でつかうことは少なくありません。Zoomは他のビデオ会議ツールに比べて、通信量が少ないのですが、通信環境が悪い場所ではどうしても支障がでてきます。こういうときはビデオをオフにして、音声のみで対応しますが、コミュニケーションがとりづらくなります。
そんな時のためにお勧めするのが、プロフィール画像の掲載とリアクションボタン、チャットの活用です。
まずはプロフィール画像ですが、Zoomのサイトでしか変更できませんので注意してください。サイズは2Mbyte以下ですが、480×480の画像でいいようです。「なくても文字でいいじゃない」と言われる方もいると思いますが、イラストやご自身の趣味、好きな景色でもいいので、あると印象が変わります。お試しください。
リアクションはビデオ会議の時でも有効なツールで、アイコンが画面に表示される機能です。会議中に出てくる下のメニューの中にあるリアクション(反応)ボタンを押すとアイコンが出てきます。これをクリックすると左上にアイコンが表示されます。一番よく使うのは下にある「手を挙げる」ボタンです。アイコンはクリック後10秒ぐらいで消えますが、手を挙げるのアイコンはもう一度、リアクションメニューから「手を降ろす」を押すまで消えません。
音声が聞こえているかの確認や賛成・反対等の意見の確認に利用すると便利です。なお、はい、いいえといったアイコンも表示させたい場合はZoomのサイトでマイ設定の中の個人設定にある「非言語フィードバック」をオンにしておきましょう。
最後にチャットですが、これはテキストで意思確認をするものです。現場等で周辺がうるさく、聞き取りにくい状態の時に使うととても便利です。音声だけだとわかりにくい表現もテキストだとしっかり伝わるので、テキストで問いかけ、リアクションで反応を見るといった使い方も可能です。
本当は通信環境がいいところで行うのがベストですが、通信量も軽減されて、おサイフにもやさしいので、環境が悪いところでは無理せず、リアクション・チャットを利用しましょう。
◆Zoomでボタンが見つからない時に探す場所
https://www.soft-how.com/zoom-button/
Zoomをウィンドウ表示にしたり、小さい画面で見ると「レコーディング」「チャット」「リアクション」ボタンが表示されていないことがあります。・・・の詳細に隠れているのですが、その説明がわかりやすく書いてあります。
◆Zoomの「手を挙げる」機能の使い方と、おすすめの活用シーンについて解説！
https://webmtg-dodesho.com/raise-hand-in-zoom/
「WEB会議DEどうでしょう」というアバーインフォーメーション社が運営するオウンドメディアのページです。Zoomの機能紹介と利用例についたわかりやすく記載されています。
◆ミーティング中の非言語的フィードバック
https://zoom-support.nissho-ele.co.jp/hc/ja/articles/360025314131
以前紹介した日商エレクトロニクスの１ページです。はい、いいえのボタンがないときはここを参考にして、有効にしてください。使う時の注意事項も記載されています。
◆Zoomのチャット機能を使ってみよう！
https://amc101.net/online-zoom2/
海外生活体験・ホームステイ応援サイトでのZoomの１ページです。チャットの使い方やポイントが丁寧に書かれており、画面コピーもあってわかりやすいです。
◆ミーティング中の画面操作(参加者向け)
https://zoom-support.nissho-ele.co.jp/hc/ja/articles/360049171232
以前紹介した日商エレクトロニクス社の１ページです。ミーティング中の画面操作の説明が書かれています。ボタンの説明も書かれているので場所がわからないときは参照してください。