今回もＷｅｂ会議サービスのZoomについてお話します。
今回は使いこなすととても便利な画面共有とお互いに気軽に書き込みができるホワイトボード機能についてです。
画面共有とホワイトボードは同じ画面共有メニューの中にあります。よく「ホワイトボード機能が見つからない」という質問がありますが、画面共有の中です。Microsoft Teamsも同じように共有の中にあります。
画面共有は字のごとく自分のパソコンの画面を共有する機能です。基本的には画面共有は画面表示だけで、相手には操作ができません。こちらで必要な画面を見せます。もちろん、設定を変更すれば相手が操作できるようにすることも可能です。ただし、誤操作をされるのが心配であれば、画面表示だけにしておくことが無難です。
画面共有はパソコン全画面とソフト単位で選べます。セキュリティ面に配慮するならば、ソフト単位がお勧めですが、複数のソフトを同時に見せるの出れば、パソコン全画面のほうが楽なので、状況に応じて選んでください。
なお、もし、パソコン全画面を選ぶのであれば、ビデオ会議をする際にはパソコンのデスクトップをきれいにしておくかことをお勧めします。デスクトップがアイコンだらけというのも恥ずかしいですからね。
また、画面共有の頻度が多い場合はノートパソコンであれば、外部ディスプレイをつなく、デスクトップであれば２つのディスプレイが使える状態にして、２画面で行うと非常に便利です。一画面の場合、相手の様子が小さくなるので見づらいですが、２画面にしておくと小さくはなりません。相手の様子を見ながら説明したい場合は２画面をお勧めします。
ホワイトボード機能はこちらの書き込みを見せるだけでなく、一緒に書いてもらうほうが多いと思います。こちらはホストとなる方が画面共有のメニューからホワイトボードを選んでもらい、その他とで、画面上にあるオプションの表示からコメントを付けるを選んでください。これで双方で書き込みが可能になります。
ちなみにパソコンだとテキスト入力が便利ですが、タブレットだと手書きのほうが早い場合もあります。上手に使い分けてください。
◆ホスト以外もOK！Zoomで会議資料を画面共有する方法
https://manamina.valuesccg.com/articles/1263
まなべるみんなのデータマーケティングマガジン・マナミナの１ページです。メリットや基本操作、注意事項がわかりやすくまとめられています。
◆【徹底解説】Zoomでの画面共有方法 (PC・スマホ・タブレット)！
https://officialmag.stores.jp/entry/zoom-screen-sharing/
ネットショップサービスSTORESのネットメディアであるSTORES Magazineの１ページです。画面共有の基本操作はもちろん、iPadやiPhone画面を共有する方法も記載してあります。
◆Zoomの画面共有につい徹底解説!
https://news.mynavi.jp/article/20210420-1818016/
ニュースサイトのマイナビニュースの１ページです。こちらもできることや使う時の注意事項がわかりやすくまとめてあります。スマホでの操作画面があるのは助かります。
◆使いこなして超便利! Zoomのホワイトボード機能の使い方を紹介
https://news.mynavi.jp/article/20210422-1840861/
同じく、ニュースサイトのマイナビニュースの１ページです。操作関連の画面コピーがあるので、実際の操作イメージがわかりやすいです。スマホ版もあります。
◆Zoomのホワイトボードってどんな機能？
https://symphonict.nesic.co.jp/workingstyle/zoom/white-board/
NECのネットワーク関連企業のNECネッツアイが提供しているZoom特設ページの一つです。ホワイトボードの機能概要から利用例まで上手にまとまっているので、全体像を把握するのにお勧めです。