今回は、個人で知識を収集し、情報共有するための仕組みとしてメモアプリ・サービスを紹介します。
前回、前々回と紹介した社内Wikiは使いこなせるととても便利ですが、準備も少し大変です。一つの現場内や小さなチームで共有するにはちょっと過剰ですよね。また、社内Wikiに掲載する前に自分個人の情報を蓄積するといった目的にも合いません。
メモアプリの使い方
こんなときはメモアプリです。Windowsには昔からメモ帳というソフトがありますが、シンプルすぎてあまり使っていないのではないでしょうか。しかし、最近のメモアプリは多機能でありながらシンプルな使い方もできます。
私がよく使う使い方は、覚え書きです。ToDo（やること）リスト購入リスト、新聞記事や雑誌の一言メモ、電話メモやアイデアメモといった感じで思いついたことを書いておきます。
もちろん、一つのメモに全部書いてしまうとみにくいので、いくつかのメモに分けています。メモアプリはメモ一覧を見るのも便利なので分けてもタイトルさえ、きちんとつけておけば探すのにそんなに苦労はしません。
少数での情報共有
量が増えたら大変かもしれませんが、その点は検索機能があるのでキーワードさえ覚えておけば大丈夫。情報共有もいつも顔を見合わせている現場やチームの数人レベルであれば、丁寧な記載でなくても通じることが多いので、メモアプリでの簡単な指示や連絡で十分です。社内Wikiのように書き方ルールを決めなくてもいいので、とりあえず情報共有を始めたいという方でもすぐにできます。
意外とありがたい自動保存
あと、メモアプリの利便性の一つとして自動保存があります。パソコンのメモ帳もそうですが、更新したら上書き保存を押すことが必要です。（自動保存機能をもったパソコンソフトもありますが・・・）この上書き保存をついつい忘れて、さらにソフトを閉じたときのメッセージに対して間違えた選択をして、なくなくもう一度やり直したことはないでしょうか？私は多々あります。メモアプリは書いた直後に保存してくれるので、そこは安心です。
ちなみにメモアプリ・サービスとサービスをつけているのは多くのメモアプリはネット上でブラウザ経由でみることができるからです。セキュリティ的な心配を置いとくとしたらどこでも見ることができます。
10年以上前にEvernoteの紹介をしましたが、それ以外のメモアプリを紹介していなかったので、まとめて紹介します。そのうちのいくつかはまた細かく紹介すると思います。
◆Evernnote
https://evernote.com/intl/jp
Evernoteは2010年から日本語版を提供しているメモアプリ・サービスの代表格ですね。以前紹介したときと違い仕様変更で無料では２台までしか同期ができませんが、機能や使い勝手は安定の良さです。無料プランでもノートは500人まで共有できます。
◆OneNote
https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/onenote/
マイクロソフトのメモアプリ・サービスです。こちらも多機能ですし、Windows10に標準で入っているのも始めるのには便利ですよね。ちょっと微妙に機能が違うものがあるのでその点は要注意です。別の機会にまたお話します。
◆iPhoneメモアプリ
https://apps.apple.com/jp/app/id1110145109
iPhoneのメモアプリ・サービスです。気軽に起動して使うのにとても便利です。表作成や手書き入力、画像挿入などもできますし、iCloud経由でWindowsパソコンでも見ることができます。標準でインストールされているので、すぐ使えるのもいいです。
◆Google Keep
https://www.google.com/keep/
こちらも以前紹介したGoogleのメモアプリです。手書き入力や音声入力はなれるととても便利です。他のGoogleサービスとの相性はとてもいいです。
◆Dropbox Paper
https://www.dropbox.com/paper/
オンラインストレージサービス「Dropobx」が提供するサービスです。Webで使うことが多いかもしれませんが、アプリもあります。情報共有に特化した機能があります。Dropboxを使っているのであればぜひお試しください。