前回に引き続き、オンラインストレージサービスについて紹介していきます。今回もOneDriveを紹介します。
OneDriveのメリット
OneDriveのメリットはWindowsパソコンユーザーなら標準でついているので、準備が少なく、始めることができます。特に初心者の方はにはマイクロソフト社製という安心感もあるのではないでしょうか。
また、初心者の方からよく相談を受ける、パソコンが壊れた時のバックアップにも向いています。導入時にデスクトップ、画像フォルダ、ドキュメントフォルダといったよく使うフォルダのバックアップを取ることを指定できます。対象フォルダを自動的にバックアップしてくれるのでもしもの時に安心です。
OneDriveのデメリットと対処方法
デメリットは、ファイル名の制約が他のオンラインストレージより多いことです。” * : < > ? / \ |といった記号がエラーになります。エラーになるだけなので、名前を変更すれば利用可能になります。
普通にファイル名を付けるときにはあまり使わないので問題ないのですが、Ｗｅｂブラウザからショートカットを保存するときにタイトルがそのままファイル名になるので、そういうファイル名に上記の記号が含まれているケースが多いです。これを注意しておけば問題はあまり起きないです。
もう一つは、容量です。先ほどのメリットでのバックアップをとるために５ＧＢがあっという間にいっぱいになることがあります。特に写真や動画が多いと埋まりやすいです。意図的にこれらは別のサービスでバックアップを取るようにすれば、問題は少なくなるので、現場写真等は別ファルダで管理しましょう。
容量については、Office365を利用している場合は１ＴＢと大容量を利用できるようになるので、心配はなくなります。また、ファイルの保存先の既定値がOneDriveになるので、インターネット環境があれば、どこでもファイルを参照できるのが便利です。
エクセル等の共同編集
ファイル・フォルダの共有もできますので、複数人で利用する場合も便利です。特にエクセル等のオフィスファイルを共同で同時編集したいときにはOneDriveが必須です。共同編集をしたい方には導入をぜひ検討してください。ちなみにOneDriveは個人用だけでなく、OneDrive for Business、SharePoint OnlineのライブラリでもＯＫです。
◆OneDrive の設定と使い方
https://eizone.info/microsoft-onedrive/
Easy Innovation ZoneのOneDrive紹介ページです。インストールから基本機能の説明まで丁寧に説明されています。特にアイコンの説明はありがたいですね。あと、Vault(金庫)やバージョンの説明もあるので、使い慣れてきたかにもお勧めです。
◆OneDriveでのファイルの共有方法！便利な使い方から注意点まで
https://enjoy.sso.biglobe.ne.jp/archives/onedrive_02/
Biglobeのエンジョイ！マガジンの紹介ページです。共有の設定方法から編集権限、注意事項が簡潔に記載されています。
◆OneDrive入門－基本の仕組みから同期、共有まで
https://atmarkit.itmedia.co.jp/ait/articles/1304/24/news105.html
＠ＩＴのOneDrive説明ページです。少し古いですが、説明はかなり詳細に掲載されています。リンク先は２ページになっていますが、最後のページの続きを押すとさらに続きのページが出ます。また、無料の登録が必要ですが、冊子をダウンロードできるので、全体をじっくり読みたい方はそちらをお勧めします。
◆【事例付き】中小企業の「Microsoft OneDrive活用術」4選
https://www.asama-shoji.co.jp/blog/column/4323/
浅間商事さんが紹介するOffice365でのOneDriveの活用例です。実際の利用例も掲載しているので、イメージしやすくわかりやすいです。
◆Microsoft OneDrive の使い方と設定
https://pc-karuma.net/microsoft-onedrive/
ブログ「PC設定のカルマ」でのOneDrive紹介ページのリンク集です。各リンク先に飛ぶ必要がありますが、同期先の変更や容量の節約方法、ＭＡＣ、iPhoneでの設定など、機能説明がいろいろ掲載されています。