前回に引き続き、オンラインストレージサービスのDropboxについて紹介します。
ファイル共有の手順
まずは前回、業務で使いたいのであれば、各個人でDropboxに登録して、フォルダを共有すればいいですとの話をしましたが、もう少し具体的に教えてほしいとの依頼を受けたので、少し追記します。
最初に共有したい人ごとにアカウントを取得し、Dropboxをインストールしておきます。スマホ、タブレット見たい方はアプリを入れておきましょう。その際にアカウントに利用したアドレスを共有の設定を行う人に知らせるようにしてください。
次にどなたか一人がDropboxのメインフォルダに下にフォルダを新しく作ります。作ったフォルダの上で右クリックし、共有を選びます。（Dropboxのアイコンがついた共有マークです。）あとは、ここに共有したいメンバーのアドレスを登録します。これでこのフォルダにあるファイルは自由に閲覧することができます。編集可能であれば、ファイルを追加することもできます。この際に閲覧のみができて、編集のできない閲覧可能と閲覧も編集もできる編集可能の２種類の権限が選べます。編集というのはファイルの削除も可能なのでその点を注意してください。（30日以内なら復元できます）
ファイル共有の注意点
共有は便利ですが、何でもかんでも共有するとすぐに容量が不足になります。期間を決めて、参照や編集が少ないファイルは共有フォルダから移動しておきましょう。また、普通の共有フォルダであれば、念のために更新ごとに別ファイル名にすることが多いですが、Dropboxはバージョン履歴で元のファイルに戻すこともできます。（こちらも30日以内）編集頻度の高いファイルはこの機能を利用すると容量を無駄に消費せずにすみます。
共有フォルダはそのフォルダごとにメンバーを変えることでできるので、会社全体、特定現場、特定部署といったフォルダごとに使い分けるとより便利です。もちろん、容量もそれなりに必要になってくるので、その点は留意してください。
その他のファイルの共有方法
また、一時的な共有であれば、共有リンクも使えます。こちらはDropboxのアカウントがない人でも閲覧できます。ダウンロードはできますが、編集はできないので注意してください。用が済んだら、解除することでリンクを知っていても閲覧ができなくなりますから、安心です。
大きなサイズのファイルを送りたい場合は、Dropbox Transferという機能もあります。ただし、無料の場合は100MBまでなので、共有リンクとうまく使い分けるのがいいと思います。
Dropboxは個人で使っても便利ですが、共有するとより便利です。既にお使いの方はこの利用方法をお試しください。
Dropbox 紹介サイト
◆基本から応用まで｜Dropbox の使い方丸わかりガイド
https://navi.dropbox.jp/dropbox-use
公式の機能紹介サイトです。有料サービスも含めての内容なので、無料でできるとは限りませんが、様々な機能紹介がされています。メニューの中のDropboxの最新機能と事例から画面動画や事例を見ることもできます。
◆Dropboxの始め方と基本的な使い方について徹底解説
https://www.adminweb.jp/blog/2021061801/
初心者向けに画面コピーを多く使い、最初はＷｅｂ版から次にデスクトップ版の説明をしています。Ｗｅｂ版の丁寧な説明はわかりやすく、この機能を利用したい方はお勧めです。
◆Dropboxをもっと活用するための便利機能まとめ
https://www.gizmodo.jp/2021/08/dropbox-12-things.html
テクノロジー情報サイトGIZMODOのDropbox機能紹介ページです。Dropboxの一歩上の使い方といった内容を紹介しています。基本的なころができるようになったら見てください。
◆Dropboxの使い方を画像で解説！
https://blog.codecamp.jp/dropbox-howto-commentary
テクノロジーメディアのCodeCampusのDropbox紹介ページです。ファイル共有や復元の手順が書かれています。今回の説明の補足に利用してください。
◆Dropbox（ドロップボックス）の使い方｜機能や使い方一覧
https://www.soft-how.com/category/dropbox/
パソコンソフトの紹介サイト「ソフト.com」のDropboxの使い方ページです。機能ごとにページが独立しているので、知りたい機能のページを見てください。